Rooming list là gì
Rooming list, hay danh sách phân phòng, là bảng ghi từng thành viên trong đoàn ngủ phòng nào, chung với ai, từ ngày nào tới ngày nào. Theo Infor, người tổ chức dùng nó để gửi một lượt nhiều đặt phòng, trên giấy hoặc bằng file, cho khách sạn gán phòng trong khối phòng của đoàn trước khi khách tới.
Người lập thường là trưởng đoàn hoặc công ty lữ hành. Theo Yiwin, cũng có khách sạn tự dựng bảng từ thông tin trưởng đoàn gửi, rồi trưởng đoàn duyệt bản cuối. Làm cách nào thì mỗi bên cũng chỉ một người giữ file.
Hai từ hay bị dùng lẫn: name list là danh sách tên khách, room list là danh sách buồng. Rooming list nối hai thứ đó: mỗi cái tên gắn với một phòng và một khoảng ngày.
Thuật ngữ viết tắt trong khách sạn hay gặp trên rooming list
| Viết tắt | Nghĩa | Số khách |
|---|---|---|
| SGL | Phòng 1 giường đơn | 1 |
| DBL | Phòng 1 giường lớn | 2 |
| TWIN | Phòng 2 giường đơn | 2 |
| TPL | Phòng 3 khách: 3 giường nhỏ, hoặc 1 giường lớn và 1 giường nhỏ | 3 |
| EB (extra bed) | Giường phụ kê thêm vào phòng TWIN hoặc DBL thành phòng ba | Thêm 1 |
Mẫu rooming list cho đoàn: các cột cần có
Đầu file là phần khách sạn đọc trước, ghi chung cho cả đoàn:
- Tên đoàn và mã đặt phòng khách sạn đã cấp.
- Họ tên trưởng đoàn, số điện thoại dùng suốt chuyến.
- Chi phí phát sinh tại khách sạn do ai trả: từng khách tự trả hay công ty trả.
- Số phiên bản và ngày phát hành (v01, v02...).
Phần chính mỗi khách một dòng. Bảng dưới là rooming list template có thể chép thẳng sang bảng tính, với khách giả định:
| STT | Mã phòng | Họ tên (như CCCD, hộ chiếu) | Giới tính | Ngày sinh | Số CCCD hoặc hộ chiếu | Loại phòng | Ngày đến | Ngày đi | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | P01 | Khách 01 | Nữ | 14/02/1956 | (12 số) | TWIN | 20/11/2026 | 22/11/2026 | Ăn chay |
| 2 | P01 | Khách 02 | Nữ | 03/09/1961 | (12 số) | TWIN | 20/11/2026 | 22/11/2026 | Xin ở gần phòng P02 |
| 8 | P04 | Khách 08 | Nam | 25/06/1970 | (12 số) | DBL | 20/11/2026 | 21/11/2026 | Vợ chồng, về sớm một đêm |
| 9 | P04 | Khách 09 | Nữ | 11/01/1972 | (12 số) | DBL | 20/11/2026 | 21/11/2026 | Đi xe thứ hai, tới khoảng 21:00 |
P01, P04 là nhãn đoàn tự đặt để ghép người; số phòng thật do khách sạn gán, giống cách phần mềm Oracle tách Room Type (hạng phòng yêu cầu) khỏi Room (số phòng được giao). Giới tính đứng riêng một cột vì đoàn hành hương ghép phòng theo giới. Đoàn có khách nước ngoài thì thêm cột quốc tịch.
Vì sao cần ngày sinh và số CCCD
Theo Báo Pháp Luật Việt Nam (7/2026), với các quy định cư trú sửa đổi có hiệu lực từ 1/7/2026, cơ sở lưu trú phải thông báo lưu trú cho từng khách nghỉ qua đêm, gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, lý do, thời gian và địa chỉ lưu trú, chậm nhất 23 giờ ngày đầu; khách tới sau 23 giờ thì trước 8 giờ sáng hôm sau. Rooming list có sẵn những cột này thì lễ tân khai báo cho cả xe một lượt, khách không phải đứng ở quầy chờ chép từng thẻ. File chứa số CCCD chỉ gửi riêng cho đầu mối đặt phòng của khách sạn, không đăng vào nhóm chat của đoàn.
Cách chốt rooming list cho khách đoàn
Bảy bước dưới đây dùng chung cho đoàn hành hương về Núi Sam và đoàn đi Đà Lạt. Riêng đoàn ở MerPerle Dalat Hotel, ghi rõ từng phòng là TWIN hay DBL: hạng Deluxe Twin kê 2 giường đơn (1,4 m × 2 m), còn Deluxe Double có 1 giường đôi (2 m × 2 m).
- Khóa số khách và cơ cấu phòng từng đêm theo đặt phòng khách sạn đã đồng ý: mỗi đêm bao nhiêu phòng TWIN, DBL, TPL.
- Ghép người ở cùng và chọn giường cho từng phòng. Đoàn lẻ người thì giải quyết ngay ở bước này: phòng ba, giường phụ, hoặc một phòng đơn chịu phụ thu.
- Điền họ tên đúng như trên CCCD hoặc hộ chiếu, kèm ngày sinh và số giấy tờ. Ai tới muộn hay về sớm thì ghi ngày riêng trên dòng của mình; giờ dự kiến của từng xe ghi luôn vào cột ghi chú, không tách ra file thứ hai.
- Đếm lại: số phòng mỗi đêm và tổng đêm phòng phải khớp với đặt phòng (ví dụ ngay bên dưới).
- Gửi một file có số phiên bản cho một đầu mối đặt phòng duy nhất, rồi lấy thư trả lời ghi rõ số phòng, loại phòng và ngày ở. Tin "đã nhận" chỉ cho biết file đã tới nơi.
- Sau khi chốt, mọi thay đổi đi qua một người và ra phiên bản mới (cách làm ở phần đổi người, đổi phòng).
- Bàn giao bản cuối cùng giờ xe tới và các yêu cầu còn treo cho người đón đoàn ở khách sạn.
Ví dụ: tính số phòng và đêm phòng
Đêm phòng (room night) là số phòng dùng trong mỗi đêm, cộng dồn qua các đêm; Oracle tính bằng số phòng đặt nhân số đêm của từng đặt phòng. Đoàn giả định 9 khách ở 2 đêm, trong đó một cặp vợ chồng về sau đêm đầu:
| Mã phòng | Loại | Số khách | Đêm 1 | Đêm 2 |
|---|---|---|---|---|
| P01 | TWIN | 2 | 1 | 1 |
| P02 | TWIN | 2 | 1 | 1 |
| P03 | TPL | 3 | 1 | 1 |
| P04 | DBL | 2 | 1 | 0 |
| Cộng | 9 | 4 phòng | 3 phòng |
Tổng là 7 đêm phòng, không phải 4 × 2 = 8. Nhân thẳng số phòng đêm đầu với số đêm là cách nhanh nhất để lệch hóa đơn đoàn.
Chốt rooming list trước mấy ngày
Mỗi nơi trong nghề đưa một mốc:
| Theo | Mốc chốt danh sách | Mốc ngừng đổi |
|---|---|---|
| Dong Thi Travel (10/2026) | 14 đến 21 ngày trước ngày đi | Từ 7 ngày trước, hạn chế đổi tên, đổi người ở cùng |
| Hoteljob.vn (2016) | Khoảng 15 ngày trước ngày đến | Không nêu |
| Yiwin (11/2025) | Không nêu | 3 đến 7 ngày trước nhận phòng; muộn hơn tùy phòng trống, có thể tính phí |
| Koaniva | Đoàn lớn gửi bản gần đủ sớm hơn | Giữ một mốc cuối cho thay đổi có giới hạn |
| MPI Chicago (2018) | Đặt càng gần ngày đến chính càng tốt | Thương lượng điều khoản cho đổi tên tới ngày đến |
Gộp lại: chốt khoảng 2 đến 3 tuần trước ngày đến; từ 3 đến 7 ngày trước nhận phòng, đổi người chỉ còn tùy phòng trống và có thể mất phí. Mốc trong hợp đồng đoàn mới là mốc áp dụng; MPI gọi hạn chót rooming list là ngày quan trọng nhất của hợp đồng.
Cut-off date là ngày cuối đoàn chốt số phòng đang được giữ; qua ngày này, phòng chưa chốt được nhả (release) về bán cho khách lẻ. Group block là số phòng khách sạn giữ cho đoàn khi chưa cần tên, còn pick up là số phòng đoàn thật sự lấy từ khối đó. Oracle để hạn nộp rooming list và cut-off thành hai ngày riêng, nên hợp đồng tốt ghi đủ cả hai.
Đoàn về Núi Sam đúng mùa Vía Bà, lễ hội diễn ra mỗi năm từ 22 đến 27 tháng 4 âm lịch, thì gửi bản cuối sớm nhất trong khoảng trên, tức khoảng ba tuần trước ngày đến. Trước mùa lễ 2026, Báo Văn Hóa (6/2026) viết khu vực đã sẵn sàng đón "hàng triệu lượt khách".
Ghép phòng cho đoàn hành hương: twin, double, phòng ba và phụ thu phòng đơn
Giá tour đoàn thường tính hai khách một phòng, nên ai ngủ một mình sẽ trả phụ thu phòng đơn. Theo Dong Thi Travel (10/2026), khoản này ước bằng nửa giá phòng đôi mỗi đêm, và phát sinh khi: đoàn lẻ người mà không có phòng ba, giường phụ hay người ghép cùng; không tìm được người cùng giới để ghép; khách tự xin ở riêng; một người hủy phút chót khiến bạn cùng phòng thành ở một mình.
Lấy lại đoàn 9 khách ở trên: chỉ đặt phòng TWIN thì cần 5 phòng và một người chịu phụ thu; đổi một phòng TWIN thành phòng ba thì còn 4 phòng, không ai phải ở riêng.
Ghi TWIN hay DBL cho từng phòng, không viết chung chung "phòng đôi". Dong Thi lưu ý khách sạn thiếu phòng hai giường có thể chuyển sang phòng một giường đôi, mà hai khách cùng đoàn mới quen nhau thì khó nằm chung một giường.
Ghép phòng ở MerPerle Nui Sam Resort
MerPerle Nui Sam Resort có 84 phòng, cách Miếu Bà Chúa Xứ 440 m theo đường chim bay trên bản đồ Agoda. Với đoàn hành hương, điều đáng tính là cơ cấu giường: cùng một resort có đủ phòng hai giường đơn, phòng ba và hạng Deluxe Duo cho tối đa 4 khách, nên rooming list ghép người đúng theo sức chứa từng hạng ở bảng dưới thay vì dồn hết vào phòng giường đôi.
| Hạng phòng | Giường | Tối đa | Số phòng |
|---|---|---|---|
| Superior Twin | 2 giường đơn (1,2 m × 2 m) | 2 khách | 26 |
| Superior | 1 giường đôi (1,6 m × 2 m) | 2 khách | 23 |
| Deluxe Triple | 3 giường (1,2 m × 2 m) | 3 khách | 11 |
| Deluxe Family | 1 giường (1,4 m × 2 m) & 1 giường (1,2 m × 2 m) | 3 khách | 10 |
| Deluxe Duo | 2 giường (1,4 m × 2 m) | 4 khách | 5 |
Ảnh và thông số từng hạng có ở trang các hạng phòng và loại giường của MerPerle Nui Sam Resort.
Đổi người, đổi phòng sau khi đã chốt
Chuyến nào cũng có người hủy, cặp về sớm hay xe tới trễ sau mốc chốt. Cái bẫy là sửa thẳng vào file cũ rồi gửi qua nhiều kênh, đến giờ nhận phòng thì lễ tân và trưởng đoàn cầm hai bản lệch nhau.
- Yêu cầu đổi chỉ đi từ một đầu mối phía đoàn tới một đầu mối đặt phòng phía khách sạn.
- Dòng thay đổi được tô màu, file lên số phiên bản mới, bản cũ ghi "đã thay".
- Mỗi lần đổi ghi bốn thứ: đổi gì, ai yêu cầu, lúc nào, ai bên khách sạn tiếp nhận. Theo Hoteljob.vn, bộ phận đặt phòng cũng lưu đúng bốn mục ấy sau khi xem còn phòng đáp ứng được không.
- Theo Koaniva, đổi hạng phòng hay loại giường chỉ hứa với khách sau khi bộ phận đặt phòng đã đồng ý.
- Người hủy phút chót có thể kéo theo phụ thu cho bạn cùng phòng; người về sớm làm đổi số đêm phòng.
Người đón đoàn ở khách sạn cầm bản mới nhất đã có thư trả lời, giờ dự kiến của từng xe và các yêu cầu còn treo như phòng gần nhau, giường phụ. Ai vắng mặt hay đổi chỗ phút cuối thì ghi ngay lên bản ấy trước khi đổi phòng ở quầy, để hóa đơn cuối chuyến khớp với danh sách.
Việc ngoài phòng ở như xe, giờ tập trung trước mỗi lượt đi lễ và trả phòng nằm trong checklist điều hành đoàn hành hương. Đoàn định nghỉ ở Núi Sam có thể gửi ngày ở, số khách và bản rooming list nháp để nhận báo giá theo đúng cơ cấu phòng đoàn cần.
