Chọn phần tự làm và phần cần thuê điều phối
Công ty đã có nội dung, diễn giả và người theo sát chương trình có thể giữ các việc ấy, rồi hỏi địa điểm những dịch vụ cần dùng. Nếu chưa có người nối các đầu mối tại sự kiện, hãy mô tả phần điều phối muốn thuê để đơn vị tổ chức đề xuất.
Theo hướng dẫn lập kế hoạch của Cvent, cần đánh giá nguồn lực đội ngũ và xác định nhà thầu cần thuê.
Cân nhắc phần việc còn thiếu trước khi thuê. Nhãn “trọn gói” chỉ có ý nghĩa khi đề xuất nói rõ ai nhận và chuyển quyết định cho từng việc.
Ghi rõ ai làm, ai duyệt và ai nhận bàn giao
Có người phụ trách chưa chắc đã có người được quyền quyết định. Công ty nên chọn đầu mối phê duyệt nội dung và phạm vi thuê, đồng thời chỉ định người gom các câu trả lời. Hai vai trò có thể do cùng một người đảm nhận nếu phù hợp.
Bảng dưới là mẫu phân công đề xuất. Các ô cần điền tên liên hệ sau khi bên liên quan đồng ý nhận việc.
| Việc và kết quả cần có | Đầu mối thực hiện cần chọn | Điểm cần duyệt hoặc bàn giao |
|---|---|---|
| Nội dung, thứ tự phiên họp | Người soạn chương trình | Người duyệt nội dung phía công ty |
| Diễn giả, tài liệu trình bày | Người liên hệ diễn giả | File được chấp nhận, người nhận file |
| Mời và đăng ký tham dự | Người quản lý đăng ký | Danh sách, quyền chia sẻ thông tin |
| Bố trí phòng, vào chuẩn bị | Bên nhận bố trí theo thỏa thuận | Phương án phòng, đầu mối cho phép vào |
| Thiết bị và vận hành | Tách bên cấp thiết bị với người vận hành | Yêu cầu kỹ thuật, người tiếp nhận tài liệu |
| Bữa ăn, phòng nghỉ nếu cần | Bên được hỏi từng dịch vụ | Nhu cầu được đáp ứng và phần còn thiếu |
| Kết nối các nhà cung cấp | Người điều phối được chỉ định | Người nhận quyết định khi có điều chỉnh |
Thuê điều phối không mặc nhiên chuyển quyền duyệt diễn giả, nội dung hay thông tin khách sang bên ngoài. Với danh sách tham dự, hãy thống nhất ai được nhận, nhận phần nào và gửi bằng cách nào. Người vận hành trình chiếu cũng cần biết đầu mối nào có quyền thay file.
Gửi yêu cầu theo phạm vi công việc
Một yêu cầu có thể giao việc cần nêu mục đích hội nghị, nhóm tham dự, ngày mong muốn và phương án ngày khác, khoảng số khách, hình thức phiên họp. Kèm hai danh mục: việc công ty tiếp tục làm và việc muốn được đề xuất dịch vụ.
Trong hướng dẫn hỏi địa điểm năm 2021, Cvent đề nghị mô tả yêu cầu sự kiện cụ thể và thống nhất các bên tham gia quyết định trước khi gửi. Đây là hướng dẫn lập yêu cầu, không phải điều kiện của khách sạn.
Ví dụ, “hỗ trợ diễn giả” cần nói rõ là liên hệ, thu bài trình bày hay nhận người tại sự kiện. “Hỗ trợ kỹ thuật” cũng cần tách thiết bị, người vận hành và kiểm tra file.
Yêu cầu bên nhận phản hồi theo từng việc: ai cung cấp, kết quả giao lại, phần tính riêng và câu hỏi cần công ty trả lời. Ghi người duyệt cùng cách gửi lại vướng mắc để đề xuất không mắc ở một yêu cầu chưa rõ.
Xác nhận ranh giới giữa địa điểm và đơn vị tổ chức
Ở MerPerle Dalat Hotel, có thể mở bảng sảnh dành cho hội nghị và xem Sảnh Romance trong chế độ sự kiện. Thông số tách rạp hát, lớp học và chữ U; hãy yêu cầu phương án ứng với cách làm việc của đoàn.
Ảnh sảnh và thông số sân khấu, màn hình chưa cho biết thuê phòng gồm những gì. Cần hỏi riêng việc cung cấp thiết bị, người trực, khả năng dùng file của diễn giả, điều kiện nhà cung cấp ngoài vào làm và khoảng được vào chuẩn bị.
Đề nghị địa điểm chỉ ra phần nhận phục vụ và phần cần trao đổi với đơn vị khác. Nếu có bữa ăn, lưu trú hoặc nhu cầu hỗ trợ tham dự, gửi yêu cầu ấy tới đầu mối phù hợp. Với những việc phải xem tại chỗ, dùng danh mục khảo sát phòng hội nghị để chuẩn bị buổi làm việc riêng.
Bàn giao một bản chương trình và xử lý thay đổi
Giả sử diễn giả gửi bản trình bày mới sau khi chương trình làm việc đã được chuyển cho các bên. Có thể thống nhất cách xử lý sau: người điều phối ghi tên file và nội dung đổi, chuyển người duyệt phía công ty, rồi hỏi người vận hành đã được chỉ định về ảnh hưởng kỹ thuật.
Khi nội dung được chấp nhận và phần kỹ thuật đã có câu trả lời, người điều phối gửi file cùng chương trình cập nhật cho đúng các liên hệ bị ảnh hưởng. Nêu rõ bản nào thay bản nào; nếu vẫn chờ kiểm tra, đánh dấu đang chờ thay vì gọi đó là bản dùng tại sự kiện.
Nếu thay diễn giả kéo theo đổi thứ tự phiên hoặc tăng khách, hỏi bên nhận phục vụ về khả năng đáp ứng, khoản tiền và điều kiện có thể đổi trước khi công ty duyệt. Đừng để một quyết định về nội dung tự biến thành yêu cầu dịch vụ đã được chấp thuận.
Bộ bàn giao đề xuất gồm chương trình hiện hành, danh sách liên hệ theo vai trò và các việc chưa ngã ngũ. Với mỗi việc mở, ghi người cần trả lời và ai nhận câu trả lời. Đây là cách phối hợp để các bên lựa chọn, không phải quy trình của MerPerle hay cam kết nhận mọi thay đổi.
Chốt điều kiện còn thiếu rồi gửi yêu cầu dịch vụ
Trước khi gửi, rà ngày tổ chức, phần thuê ngoài, việc giữ nội bộ và người có quyền duyệt. Hỏi nơi cung cấp trả lời bằng văn bản về chỗ trống, phạm vi phục vụ, quyền vào chuẩn bị, kiểm tra thiết bị và cách xử lý đổi số khách hoặc chương trình. Thanh toán, đặt cọc, hủy, hoàn tiền và hạn chế đối với nhà cung cấp ngoài cũng cần câu trả lời cho chính sự kiện đó.
Có thể gửi phạm vi cần trao đổi cho hội nghị. Nếu còn cân nhắc hình thức chuyến đi, xem cách kết hợp hội nghị với nghỉ dưỡng. Việc tiếp theo là giao từng câu hỏi còn mở cho một đầu mối, để người duyệt biết điều nào đã có thể quyết định.
