Chốt quy mô và kiểu sắp ghế trước khi hỏi giá
Không có số khách và kiểu bàn thì mọi báo giá nhận về đều không so được với nhau. Với hội nghị cần trao đổi hai chiều, sắp xếp phòng họp theo hình chữ U đặt các dãy bàn thành hình chữ U với khu vực trống ở giữa dành cho người điều hành, phù hợp với cuộc họp, hội thảo hoặc đào tạo (c-hn-chu-u). Kiểu lớp học xếp bàn ghế thành hàng thẳng, mỗi người một bàn riêng để ghi chép và làm việc, thường dùng cho các buổi đào tạo hoặc hội nghị tập trung truyền đạt thông tin (c-hn-lop-hoc). Khi sắp xếp kiểu lớp học cần bảo đảm lối đi giữa các hàng đủ rộng để di chuyển thuận tiện và không làm khuất tầm nhìn, đồng thời bố trí đủ máy chiếu, màn hình và bảng viết (c-hn-loi-di). Kiểu nhà hát phù hợp cho sự kiện lớn như hội nghị hoặc buổi diễn thuyết, nơi người thuyết trình là trung tâm và khán giả chủ yếu tiếp nhận thông tin (c-hn-nha-hat). Kiểu rỗng giữa bố trí bàn ghế theo hình tròn hoặc hình vuông với khu vực trung tâm để trống, hợp cho các buổi hội thảo nhỏ (c-hn-rong-giua). Chốt quy mô và kiểu sắp ghế, kèm ngưỡng dao động cho phép, rồi mới gửi yêu cầu đi.
Xác định thông số phòng họp và yêu cầu kỹ thuật
Brief phải ghi rõ diện tích phòng yêu cầu, chiều cao trần, số lượng ổ điện và vị trí, yêu cầu về ánh sáng tự nhiên hoặc rèm che. Theo các cẩm nang du lịch, thuê hội trường khách sạn 5 sao cho 200 khách thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng (c-ev-hoi-truong). Nên xác nhận lại sát ngày đi. Dùng đúng thông số phòng họp để lập shortlist sơ bộ. Trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng, ban tổ chức cần chuẩn bị và kiểm tra các trang thiết bị gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner và backdrop (c-ev-kiem-thiet-bi).
Chốt thời lượng hội nghị và lịch luyện tập
Trong các chuyến du lịch MICE, thời gian dành cho tập huấn, hội nghị, hội thảo thường chiếm nửa ngày đến mộtt ngày, phầ còn lạ dành cho tham quan và các hoạt độộ team building tạ điểm đế (c-ev-mice-thoi-luong). MICE là loạ hình du lịch kế hợp hội nghị, hội thảo, tổ chức sự kiện và khen thưởng của các công ty dành cho nhân viên, đối tác (c-ev-mice-dinh-nghia). Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, phần luyện tập nghi thức được bố trí trước 1 ngày so với ngày diễn ra (c-ev-luyen-tap). Ghi rõ các mốc này trong brief để venue bố trí phòng và nhân sự phù hợp.
Yêu cầu F&B và lưu trú
Ghi rõ số lượng khách ăn sáng, trưa, tối; yêu cầu đặc biệt về thực đơn (chay, dị ứng, halal). Đối với lưu trú, cần số phòng đơn/đôi, loại phòng, số đêm. Trong ký hiệu báo giá khách sạn, mức giá ghi hai dấu cộng là giá chưa gồm phí phục vụ và thuế giá trị gia tăng (c-op-plusplus). Cần hỏi rõ mức giá đã bao gồm các khoản này hay chưa để tránh phát sinh ngân sách.
Dự trù ngân sách và chi phí phát sinh
Theo các cẩm nang du lịch, kế hoạch tổ chức sự kiện nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phầ trăm ngân sách, cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung (c-ev-du-phong). Nên xác nhận lại sát ngày đi. Chi phí âm thanh v ành sáng trong mộ buổ gala dinner thường dao động khoảng 10 đến 15 phầ trăm tổng ngân sách, tùy quy mô và diện tích không gian (c-ev-am-thanh). Chi phí thuê không gian cho gala dinner thường dao động 10 đến 20 triệu đồng với phòng dưới 100 người, và khoảng 20 đến 50 triệu đồng với phòng trên 100 người (c-ev-phong-nho-lon). Chi phí nhân sự sự kiện tham khảo: MC chuyên nghiệp 3 đến 5 triệu đồng mộ ngày, PG 1 đến 2 triệu đồng mộ người, kỹ thuật 5 đến 8 triệu đồng mộ ngày (c-ev-nhan-su). Các khoản này nên được liệt kê trong brief để venue báo giá chi tiết.
Bàn giao việc tiếp theo
Sau khi brief hoàn chỉnh, gửi đến ít nhất 3 venue để so sánh báo giá. Yêu cầu họ báo giá chi tiết theo từng hạng mục, kèm điều khoản hủy và chính sách đặt cọc. Việc này giúp đối chiếu dễ dàng và chốt được phương án tối ưu trước khi ký hợp đồng.
