Xác định mục tiêu và thông số cơ bản trước khi chọn sảnh
Trước khi liên hệ với bất kỳ địa điểm nào, người phụ trách sự kiện cần làm rõ các thông số nền tảng của chương trình. Việc xác định rõ ràng quy mô và định dạng giúp doanh nghiệp khoanh vùng các lựa chọn phù hợp, tránh việc phải thay đổi thiết kế sân khấu hoặc sơ đồ bàn ghế nhiều lần.
Khóa mục tiêu và định dạng chương trình
Doanh nghiệp cần xác định rõ tính chất của sự kiện là hội thảo chuyên đề, đại hội cổ đông, lễ kỷ niệm hay đào tạo nội bộ. Định dạng chương trình sẽ quyết định trực tiếp đến sơ đồ bố trí mặt bằng. Ví dụ, định dạng lớp học yêu cầu diện tích mặt bàn lớn cho mỗi đại biểu, trong khi định dạng nhà hát tập trung vào mật độ ghế ngồi để tối ưu hóa tầm nhìn hướng lên sân khấu.
Xác định quy mô và luồng di chuyển
Số lượng khách mời dự kiến cần được chốt theo các mốc: số lượng tối thiểu, số lượng kỳ vọng và số lượng tối đa. Bên cạnh đó, người tổ chức cần phác thảo sơ bộ luồng di chuyển của khách từ khu vực đón tiếp, khu vực check-in, không gian giải lao giữa giờ cho đến lối vào khu vực hội thảo chính.
Đối chiếu thông số sảnh tại MerPerle Dalat Hotel
Khi đã có thông số cơ bản về quy mô, doanh nghiệp tiến hành đối chiếu với diện tích và sức chứa thực tế của các sảnh sự kiện tại MerPerle Dalat Hotel để đưa vào danh sách lựa chọn.
Sảnh Classic
Sảnh Classic có diện tích mặt sàn là 610 m². Về sức chứa, không gian này đáp ứng quy mô 500 khách đối với kiểu sắp đặt ghế ngồi dạng nhà hát (theatre). Đối với các sự kiện kết hợp tiệc hoặc yêu cầu bố trí bàn tròn (banquet), sảnh Classic đáp ứng sức chứa 360 khách.
Sảnh Gothic
Đối với các sự kiện có quy mô vừa và nhỏ, sảnh Gothic cung cấp không gian với diện tích mặt sàn là 245 m². Sức chứa thực tế của sảnh này là 180 khách đối với kiểu sắp đặt dạng nhà hát (theatre) và đáp ứng 140 khách đối với kiểu sắp đặt bàn tiệc (banquet).
Xây dựng hồ sơ yêu cầu chi tiết để gửi địa điểm
Để nhận được báo giá chính xác và giảm thiểu số lần trao đổi qua lại, doanh nghiệp cần tổng hợp toàn bộ thông tin thành một bản yêu cầu dịch vụ chi tiết.
Thông tin về phòng họp và bố trí mặt bằng
Bản yêu cầu cần ghi rõ tên sảnh lựa chọn (sảnh Classic hoặc sảnh Gothic tại MerPerle Dalat Hotel) cùng kiểu setup mong muốn như dạng nhà hát hay bàn tiệc. Doanh nghiệp cần ghi rõ thời gian bắt đầu setup, thời gian diễn ra sự kiện chính thức và thời gian tháo dỡ thiết bị.
Yêu cầu về lưu trú và ẩm thực
Nếu sự kiện có khách lưu trú, hồ sơ cần làm rõ số lượng phòng, hạng phòng và thời gian nhận/trả phòng dự kiến. Đối với phần ẩm thực, cần cung cấp thông tin về hình thức tiệc, thực đơn và các lưu ý đặc biệt về dị ứng thực phẩm nếu có.
Các hạng mục cần xác minh trực tiếp với khách sạn
Hồ sơ sự kiện hiện tại của MerPerle Dalat Hotel chưa cung cấp đầy đủ các thông số kỹ thuật và chính sách vận hành. Người tổ chức sự kiện cần lập danh mục các câu hỏi để xác minh trực tiếp với bộ phận kinh doanh của khách sạn.
Kỹ thuật và phụ tải điện
Doanh nghiệp cần yêu cầu khách sạn cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống âm thanh, ánh sáng có sẵn tại sảnh Classic và sảnh Gothic. Các thông số về công suất nguồn điện cấp cho thiết bị sự kiện bên ngoài, vị trí các điểm kết nối điện và sơ đồ các điểm treo (rigging points) trên trần sảnh cần được làm rõ để đơn vị thi công sân khấu khảo sát.
Không gian phụ trợ và dịch vụ đi kèm
Người tổ chức cần hỏi rõ về sự sẵn có của các phòng họp nhỏ (breakout rooms) gần sảnh chính để phục vụ các phiên thảo luận nhóm. Ngoài ra, các thông tin về thực đơn chi tiết, đơn giá dịch vụ ăn uống, quy trình duyệt thiết kế thi công và tình trạng trống của phòng họp vào ngày diễn ra sự kiện là những nội dung bắt buộc phải xác nhận bằng văn bản.
Thời hạn thay đổi thông tin
Doanh nghiệp cần yêu cầu khách sạn cung cấp điều khoản về thời hạn cuối cùng được phép thay đổi số lượng khách lưu trú, số lượng suất ăn và sơ đồ bàn ghế mà không phát sinh chi phí phạt. Việc chốt rõ deadline này giúp người tổ chức kiểm soát ngân sách khi có biến động về số lượng đại biểu tham dự thực tế.
