Hãy hỏi bên cung cấp dùng chữ net ra sao, khoản nào đã gồm và mục nào chưa có câu trả lời. Bản yêu cầu dưới đây giúp chuẩn bị trao đổi cho kỳ ở tại Núi Sam, chưa phải xác nhận đặt chỗ.
Tách yêu cầu phòng theo từng đêm ở Châu Đốc
Đừng lấy tổng phòng của ngày đông khách nhất áp cho toàn bộ chuyến đi. Một nhóm tới sau hoặc về trước làm nhu cầu thay đổi giữa các đêm. Ghi ngày cụ thể từ lịch của đoàn; nếu ngày còn đang đề xuất, đánh dấu ngay cạnh ngày đó để bên nhận không hiểu là đã chốt.
Bảng gợi ý này chỉ tổng hợp nhu cầu hỏi giá. Thêm dòng theo từng đêm và nhóm có khác biệt; chưa cần tên khách hay số phòng thực tế được giao.
| Đêm lưu trú | Nhóm khách | Hạng phòng muốn hỏi | Kiểu giường yêu cầu | Số phòng dự kiến | Điểm cần trả lời |
|---|---|---|---|---|---|
| Điền ngày, ghi đã chốt hoặc dự kiến | Nhóm ở suốt kỳ | Điền tên hạng | Ghi nhu cầu giường | Điền lượng cần hỏi | Hỏi khả năng đáp ứng |
| Điền đêm có nhóm đến sau | Ghi nhóm đến sau | Điền tên hạng | Ghi nhu cầu giường | Điền riêng cho nhóm | Hỏi đúng đêm bắt đầu ở |
| Điền đêm cuối của nhóm về trước | Ghi nhóm về trước | Điền tên hạng | Ghi nhu cầu giường | Điền riêng cho nhóm | Hỏi đúng phạm vi kết thúc |
Sau khi điền, cộng nhu cầu trong từng đêm, không cộng các dòng của nhiều đêm thành lượng phòng cần cùng lúc. Nếu nhóm thay đổi ngày, sửa những dòng bị ảnh hưởng rồi gửi lại phần điều chỉnh. Một dòng còn trống nên được ghi là chưa xác định, để bên báo giá biết cần hỏi bổ sung.
Ghi rõ giường riêng và hạng phòng muốn hỏi
Nhu cầu giường cần viết cùng tên hạng, tránh chỉ ghi số khách. Ở MerPerle Nui Sam Resort, Superior có giường đôi, còn Superior Twin bố trí giường đơn; Deluxe Triple cũng là một hạng riêng. Có thể đối chiếu tên hạng và cấu hình giường trước khi điền vào yêu cầu.
Nếu khách cần giường riêng, ghi nhu cầu đó ở đúng dòng của nhóm. Hỏi hạng được đề nghị có đáp ứng cho ngày đã nêu không. Tên hạng đang được giới thiệu chưa cho biết tình trạng phòng hay việc hạng đó được áp dụng giá đại lý.
Khi bên nhận gợi ý hạng khác, yêu cầu trả lời lại phần giường trước khi sửa bản hỏi giá. Không tự coi đổi tên hạng là đáp ứng cùng nhu cầu. Những đề nghị bổ sung về phòng chỉ nên đưa vào nếu đoàn thực sự cần và vẫn phải chờ câu trả lời riêng.
Hỏi riêng cho từng nhóm đến và rời nơi lưu trú
Ngoài đêm ở, ghi khoảng giờ đến và rời đi do đoàn dự kiến cho từng nhóm. Những giờ này mô tả kế hoạch chuyến đi, không xác lập giờ nhận hoặc trả phòng của nơi nghỉ. Nhóm đến sau cần được hỏi riêng dù số đêm ở đã thể hiện trong bảng.
Nếu đoàn ghé điểm tham quan trước lúc đến nghỉ, hỏi cách xử lý khi lượt ghé kéo dài hơn dự tính. Có thể đề nghị bên cung cấp nêu nội dung cần báo lại khi giờ đến đổi. Chỉ hỏi khả năng đến sớm hoặc rời muộn khi có nhu cầu; hỏi phương án đáp ứng và khoản thu riêng, nếu có.
Các câu trả lời về thời điểm cần gắn với nhóm tương ứng để tránh lấy phản hồi cho nhóm đầu áp sang nhóm cuối. Khi muốn đi tiếp từ hỏi giá đến xác nhận đặt chỗ, xem quy trình đặt đoàn lưu trú tại Châu Đốc.
Đặt bữa ăn vào đúng phần yêu cầu báo giá
Ghi bữa nào muốn dùng tại nơi lưu trú, ngày nào, nhóm nào và thời gian mong muốn. Những bữa đoàn ăn ở nơi khác để ngoài phạm vi xin giá. Nếu chưa quyết định nơi ăn, ghi đang cân nhắc và hỏi riêng, thay vì đưa vào tổng như dịch vụ đã chọn.
Nhà hàng Cát Tường và Nhà hàng Hoa Sữa là các tên có thể nêu khi trao đổi nhu cầu ăn uống tại resort. Hỏi nhà hàng nào cùng cách phục vụ nào có thể đáp ứng đề nghị của đoàn. Sự hiện diện của nhà hàng chưa chứng minh bữa ăn đã nằm trong giá phòng hoặc có thể phục vụ đúng thời gian yêu cầu.
Nếu một nhóm rời đi tham quan trước nhóm còn lại, tách giờ ăn mong muốn của từng nhóm để hỏi khả năng bố trí. Chuyển yêu cầu chế độ ăn do người tổ chức cung cấp sang dạng câu hỏi cần phản hồi. Không đánh dấu đã đáp ứng chỉ vì đã ghi yêu cầu vào bản gửi đi.
Gửi các câu hỏi còn mở về giá và điều kiện đại lý
Theo HBX, mô hình Net có thể ràng buộc giá bán. Đây là ví dụ từ nhà cung cấp nước ngoài, không xác lập quan hệ đại lý hay điều kiện phân phối của MerPerle.
Với kỳ lưu trú đang hỏi, có thể gửi các câu hỏi ngắn sau:
- Giá dùng loại tiền và đơn vị tính nào, áp dụng cho những dòng phòng nào?
- Net trong phản hồi này có nghĩa gì? Có điều kiện giá bán hoặc thù lao đại lý không, nếu có thì nội dung áp dụng là gì?
- Tổng tiền bao phủ phòng và bữa ăn đã yêu cầu đến đâu? Thuế, phí hoặc khoản trả riêng, nếu có, được thể hiện thế nào?
- Có khoản thanh toán hay đặt cọc được yêu cầu không? Nếu có, hỏi người nhận, số tiền và ngày cần trả.
- Báo giá có hạn hiệu lực hoặc có giữ phòng không? Nếu có, hỏi phạm vi và thời điểm áp dụng; đề nghị trả lời tình trạng phòng cho ngày đã gửi.
- Đổi ngày, đổi hạng, tăng giảm phòng, thay nhóm, hủy hoặc khách không đến ảnh hưởng thế nào? Hỏi điều kiện và khoản thu, nếu có.
Không biến mục chưa trả lời thành điều kiện đã đồng ý. Nếu bên báo giá trả lời chung, gửi lại đúng dòng cần giải thích cho kỳ ở này.
Chuyển các mục chưa rõ thành yêu cầu trả lời
Giữ bảng nhu cầu cùng ngày cập nhật, đánh dấu phần đã có phản hồi và phần còn mở. Đề nghị bên nhận bổ sung vào cùng phiên bản để người phụ trách không phải ghép câu trả lời của các kỳ ở khác nhau. Thời điểm mong muốn nhận phản hồi có thể nêu để trao đổi, không tự xem là thời hạn dịch vụ được cam kết.
Khi đã đủ cơ sở chuyển sang phân khách cụ thể, dùng hướng dẫn danh sách xếp phòng. Trước mắt, gửi yêu cầu giá cho kỳ lưu trú của đoàn với những dòng cần trả lời. Thao tác gửi yêu cầu chưa xác nhận đặt phòng.
