Gửi một bộ nhu cầu phòng trước khi hỏi giá
Chưa chốt hết số khách vẫn có thể hỏi phương án, nhưng nên đánh dấu phần dự kiến. Nếu mỗi khách sạn nhận một số phòng khác nhau, tổng tiền nhận về sẽ không phản ánh cùng một nhu cầu.
Chuẩn bị bản yêu cầu có ngày lập, gồm:
- Ngày đến, ngày rời đi; nhóm nào ở thêm hoặc về sớm thì tách riêng.
- Số khách dự kiến; phân biệt người lớn và trẻ em khi cần hỏi chính sách áp dụng.
- Số phòng mỗi đêm, hạng phòng mong muốn và số người dự kiến ở trong phòng.
- Nhu cầu giường riêng hoặc ngủ chung giường; yêu cầu nào cần đáp ứng, yêu cầu nào có thể điều chỉnh.
- Giờ đến dự kiến từng nhóm và dịch vụ thực sự muốn hỏi thêm.
- Người quyết định phương án và đầu mối nhận phản hồi.
Theo hướng dẫn nghiệp vụ đặt phòng của Hoteljob.vn, thông tin tiếp nhận gồm số khách, ngày đến, số đêm lưu trú, số lượng và loại phòng, cùng yêu cầu đặc biệt. Danh mục trên bổ sung cách trình bày để người mua đối chiếu các phương án; chưa cần biến yêu cầu hỏi giá thành danh sách đầy đủ tên khách.
Gửi cùng bản yêu cầu cho các bên đang cân nhắc. Nếu đổi ngày hoặc cơ cấu phòng trong lúc hỏi giá, báo lại phạm vi mới trước khi chọn báo giá.
So cấu hình phòng trước khi cộng số lượng
Chỉ ghi “phòng hai người” chưa nói rõ hai khách cần hai giường riêng hay cùng một giường. Người đặt nên kiểm cấu hình trước khi quy đổi nhu cầu thành số phòng.
Tại MerPerle Nui Sam Resort, các hạng phòng có cấu hình khác nhau: Superior bố trí một giường đôi kích thước 1,6 m × 2 m, tối đa 2 khách; Superior Twin có hai giường đơn, mỗi giường 1,2 m × 2 m, tối đa 2 khách. Với Deluxe Triple, phòng có ba giường kích thước 1,2 m × 2 m và tối đa 3 khách.
Các thông số này giúp viết yêu cầu phù hợp, không cho biết phòng trống vào ngày đoàn đến. Chính sách trẻ em hoặc giường phụ vẫn cần hỏi riêng, không suy từ số khách tối đa.
Chẳng hạn, nếu nhóm đồng nghiệp cần ngủ giường riêng, đề nghị báo hạng có số giường phù hợp thay vì chấp nhận một hạng khác chỉ vì cùng số người ở. Yêu cầu phòng gần nhau cũng phải được bên cung cấp phản hồi; chưa nên hứa vị trí phòng với khách trong đoàn.
Đặt các báo giá lên cùng một phạm vi
Trước khi so tổng tiền, kiểm xem bên báo giá đang tính theo phòng, theo đêm hay cho toàn bộ kỳ lưu trú. Nhờ ghi rõ tiền tệ, đơn vị tính và số lượng tương ứng. Một dòng chưa trả lời cần để ở trạng thái chờ làm rõ, không tính như khoản miễn phí.
| Mục đối chiếu | Nội dung cần làm rõ bằng văn bản | Trạng thái cần ghi |
|---|---|---|
| Phòng từng đêm | Ngày ở, số phòng và hạng phòng mỗi đêm | Khớp yêu cầu hay có phương án thay thế |
| Cách tính tiền | Đơn giá, đơn vị tính, số lượng và tổng tiền lưu trú | Đã rõ hay cần tính lại |
| Phần bao gồm | Dịch vụ nào nằm trong giá; ăn sáng chỉ ghi nếu được báo có | Bao gồm, loại trừ hoặc chưa trả lời |
| Thuế và phí dịch vụ | Tổng tiền đã tính những khoản nào | Đã xác nhận hay chờ làm rõ |
| Hiệu lực báo giá | Giá áp dụng đến khi nào; có giữ phòng hay chỉ báo giá | Ghi đúng phản hồi và thời hạn |
| Thanh toán, thay đổi, hủy | Điều kiện áp dụng cho đề nghị này | Đã thống nhất hay còn trao đổi |
| Đến sớm, rời muộn | Khả năng đáp ứng và chi phí nếu có | Đã chấp thuận hay mới tiếp nhận |
Nếu một bên đề xuất đổi hạng phòng, hãy kiểm lại cấu hình giường và phần bao gồm trước khi so tiền. Chọn được mức giá phù hợp vẫn còn bước xác nhận đặt phòng.
Xác nhận phạm vi đặt phòng và điều kiện thanh toán
Đề nghị bên cung cấp trả lời rõ ngày ở, số phòng theo hạng, tổng tiền, phần bao gồm, yêu cầu còn chờ và mã tham chiếu đặt phòng. Những thời hạn cần thực hiện nên ghi theo ngày, giờ thực tế hai bên thống nhất.
Phân biệt ba phản hồi: đã nhận yêu cầu, đã gửi báo giá và đã xác nhận đặt phòng. Trong quy trình của Hoteljob.vn, khách sạn kiểm tra khả năng đáp ứng rồi khẳng định lại loại phòng, số lượng phòng và khách, thời gian ở cùng yêu cầu đặc biệt. Đây là mô tả nghiệp vụ tham khảo; điều kiện cho đoàn cụ thể phải trao đổi với nơi nhận đặt phòng.
Nếu hai bên thỏa thuận đặt cọc, làm rõ số tiền, hạn thanh toán, khoản cọc được tính vào đâu và cách xử lý khi đổi hoặc hủy. Kiểm tra người nhận tiền, tài khoản hoặc kênh thanh toán qua đầu mối đã xác nhận trước khi chuyển. Sau thanh toán, lấy chứng từ và hỏi lại trạng thái đặt phòng; không tự xem giao dịch thành công là mọi yêu cầu đều đã được duyệt.
Hỏi lại khi số phòng hoặc ngày ở thay đổi
Dùng mã đặt phòng đang có để gửi đề nghị mới. Viết riêng phần đã chốt và phần muốn đổi: đêm nào giảm phòng, hạng nào cần thay, ngày nào dời. Nêu người được quyền chấp thuận chi phí hoặc điều kiện mới ở phía đoàn.
Hoteljob.vn mô tả bước sửa đặt phòng là tìm lại đặt phòng trước đó, kiểm tra khả năng đáp ứng và xác nhận thay đổi. Vì vậy, phản hồi “đã nhận đề nghị” chưa nên được ghi thành “đã đổi xong”.
Ví dụ, đoàn muốn giảm phòng ở đêm cuối thì hỏi lại tổng tiền và điều kiện liên quan trước khi cập nhật phương án đã chốt. Đổi từ giường đôi sang hai giường đơn cũng cần được kiểm tra. Đề nghị bên cung cấp nói rõ phần chấp thuận, phần chưa đáp ứng và báo giá thay thế nếu có.
Bàn giao xác nhận lưu trú cho người đón đoàn
Người đón đoàn cần bản xác nhận đã chấp thuận, mã đặt phòng, đầu mối khách sạn, tình trạng thanh toán và các yêu cầu còn chờ. Kèm giờ đến từng nhóm cùng hạn gửi danh sách xếp phòng đã thỏa thuận. Nếu khách đến sớm, hỏi phương án tiếp nhận và khả năng phòng sẵn sàng, thay vì tự đưa một giờ nhận phòng vào lịch.
Danh sách phân khách theo phòng được xử lý ở bước lập rooming list. Những việc ngoài lưu trú chuyển sang checklist điều hành đoàn hành hương. Số phòng được giao thực tế và thời điểm sẵn sàng cần lấy từ bên cung cấp.
Để hỏi phương án lưu trú, gửi yêu cầu báo giá trên trang này, kèm ngày ở, số phòng từng đêm, nhu cầu giường và những điểm cần được trả lời trước khi chốt.
