Xác định di chuyển và số ngày thực tế
Sân bay Liên Khương đóng cửa từ 0h ngày 4/3 đến 23h59 ngày 25/8/2026, theo quyết định của Bộ Xây dựng. Nếu đi trong giai đoạn này, đoàn phải dùng đường bộ. Theo các cẩm nang du lịch, các nhà xe Phương Trang, Cúc Tùng Limousine, Liên Hưng và An Phú chạy tuyến đường bộ lên Đà Lạt; nên xác nhận lịch chạy và giá vé sát ngày đi. Hành trình từ Thành phố Hồ Chí Minh đi Đà Lạt theo quốc lộ 20 và quốc lộ 28B mất 6 đến 7 giờ; từ Nha Trang theo quốc lộ 27C dài 140 km mất 3 đến 4 giờ. Với 2 ngày 1 đêm, thời gian di chuyển khứ hồi chiếm ít nhất 6 đến 14 giờ, nên lịch trình thực tế chỉ còn 1,5 ngày cho hoạt động. Cần tính toán giờ xuất phát sớm và chốt điểm đón trả đoàn rõ ràng.
Chốt quy mô đoàn và số điều phối viên
Không có số khách chính xác thì mọi báo giá địa điểm, xe và khách sạn đều không so sánh được. Trong các chuyến du lịch MICE, thời gian dành cho tập huấn, hội nghị, hội thảo thường chiếm nửa ngày đến một ngày, phần còn lại dành cho tham quan và team building. Với đoàn từ 30 người trở lên, cần chia nhóm hoạt động, mỗi nhóm tối đa 15 đến 20 người và có ít nhất 1 điều phối viên (từ phía công ty hoặc đơn vị tổ chức). Số nhóm càng nhiều thì càng cần thêm điều phối viên để quản lý tiến độ và an toàn.
Chọn khung thời gian dựa vào thời tiết
Đà Lạt có hai mùa rõ rệt: mùa mưa từ tháng 4 đến tháng 10, mùa khô từ tháng 11 đến tháng 3. Vào các tháng mùa khô lượng mưa rất bé, riêng tháng giêng chỉ khoảng 10 mm, thậm chí có năm suốt từ tháng giêng đến tháng 3 không có trận mưa nào. Theo chuyên khảo khí hậu, nhiệt độ trung bình tháng 1 là 15,7 độ C, tháng 3 là 17,9 độ C; biên độ nhiệt cả năm chỉ khoảng 3,6 độ C, nên nền nhiệt gần như không đổi. Sương mù bức xạ thường xảy ra trong các tháng mùa đông và mùa xuân, tan nhanh sau khi mặt trời mọc, nhưng khi dày đặc tầm nhìn buổi sớm có thể chỉ còn 20 đến 40 m. Nếu tổ chức hoạt động ngoài trời vào mùa mưa, cần có phương án dự phòng trong nhà. Vào mùa khô, thời kỳ gió Đông và Đông Nam thịnh hành về cuối mùa là lúc thuận lợi cho mọi hoạt động ngoài trời.
Chia khối thời gian 2 ngày 1 đêm
Với thời gian thực tế còn 1,5 ngày sau khi trừ di chuyển, cần chia rõ: ngày 1 dành cho di chuyển buổi sáng, hoạt động team building ngoài trời buổi chiều (khoảng 3 đến 4 giờ), tối là tiệc hoặc giao lưu. Ngày 2: buổi sáng dành cho hội nghị hoặc tập huấn (nếu có), sau đó ăn trưa và trả phòng, di chuyển về. Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, phần luyện tập nghi thức được bố trí trước 1 ngày so với ngày diễn ra, nếu có hội nghị, cần luyện tập trước ngày đi. Trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng, ban tổ chức cần chuẩn bị và kiểm tra các trang thiết bị gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner và backdrop.
Chốt hạng mục với địa điểm trước ngày đi
Các hạng mục phải chốt trước: đặt sảnh và phòng đoàn (trước 1 đến 2 tháng, mùa cao điểm nên sớm hơn), thực đơn và số bàn (trước 2 đến 3 tuần), gửi rooming list (danh sách khách cuối cùng) cho khách sạn khoảng hai tuần trước sự kiện. Theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế, rooming list nên gửi trước 2 tuần. Nếu cần thuê hội trường, theo các cẩm nang du lịch, thuê hội trường khách sạn 5 sao cho 200 khách thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng; nên xác nhận lại giá sát ngày đi. Kế hoạch tổ chức sự kiện nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách, cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung.
Kiểm tra thuế và ngân sách
Nghị quyết số 204/2025/QH15 giảm 2 phần trăm thuế giá trị gia tăng đối với nhóm hàng hóa, dịch vụ đang chịu thuế suất 10 phần trăm, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026. Khi so báo giá, cần xác nhận đơn vị cung cấp đã áp dụng mức thuế suất này chưa, vì khoản này hay bị bỏ sót khi so báo giá, ảnh hưởng đến tổng ngân sách.
