Chốt quy mô và layout trước khi gửi yêu cầu báo giá
Số khách dự kiến và kiểu bàn (tròn, chữ U, theater) quyết định danh sách khách sạn có thể gửi yêu cầu. Theo các cẩm nang du lịch, chi phí thuê không gian cho gala dinner thường dao động 10 đến 20 triệu đồng với phòng dưới 100 người, và khoảng 20 đến 50 triệu đồng với phòng trên 100 người, nên xác nhận lại sát ngày đi. Với nhóm 200 khách, thuê hội trường khách sạn 5 sao có thể tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách chỉ 15 đến 25 triệu đồng, theo các cẩm nang du lịch, cần xác nhận lại. Nếu sự kiện có phần ngoài trời, cần tính ngay thời tiết: mùa mưa ở Đà Lạt kéo dài từ tháng 4 đến tháng 10, là một mùa hè mưa ẩm, nên phương án dự phòng trong nhà phải có sẵn.
Đàm phán hợp đồng và các điều khoản then chốt
Sau khi chọn mặt bằng, bước đàm phán không chỉ dừng ở giá. Theo các cẩm nang du lịch, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định, nên xác nhận lại. Advance deposit, tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ, cũng cần thống nhất tỷ lệ và thời điểm chuyển. Với dịch vụ lưu trú thông thường, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Cần kiểm tra chính sách thuế hiện hành sát ngày ký hợp đồng.
Phân bổ ngân sách theo hạng mục
Một khi scope đã rõ, việc chia ngân sách giúp tránh đội vốn. Theo các cẩm nang du lịch, hạng mục ẩm thực thường chiếm khoảng 40 đến 50 phần trăm tổng ngân sách gala dinner, nên xác nhận lại. Trang trí chỉ chiếm khoảng 10 phần trăm tổng ngân sách, theo các cẩm nang du lịch, cần xác nhận lại. Chi phí âm thanh và ánh sáng thường dao động khoảng 10 đến 15 phần trăm tổng ngân sách, tùy quy mô và diện tích không gian, theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại. Ngoài ra, kế hoạch tổ chức sự kiện nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách, cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung, theo các cẩm nang du lịch, cần xác nhận lại. Phần nhân sự sự kiện có thể tham khảo: MC chuyên nghiệp 3 đến 5 triệu đồng một ngày, PG 1 đến 2 triệu đồng một người, kỹ thuật 5 đến 8 triệu đồng một ngày, theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại.
Lập timeline lùi ngược từ ngày diễn ra
Để không bị động, cần xác định các mốc thời gian chính. Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, phần luyện tập nghi thức được bố trí trước 1 ngày so với ngày diễn ra. Trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng, ban tổ chức cần chuẩn bị và kiểm tra các trang thiết bị gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner và backdrop. Nếu gala nằm trong chương trình MICE (du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, tổ chức sự kiện và khen thưởng của các công ty), thời gian dành cho tập huấn, hội nghị, hội thảo thường chiếm nửa ngày đến một ngày, phần còn lại dành cho tham quan và các hoạt động team building tại điểm đến.
Xác định hạng mục khách sạn lo và hạng mục thuê ngoài
Không phải mọi thứ đều nằm trong gói khách sạn. Thông thường, khách sạn cung cấp sảnh, âm thanh cơ bản, F&B và phòng lưu trú. Các hạng mục như trang trí theo chủ đề, màn hình LED kích thước lớn, backdrop riêng, MC, PG, kỹ thuật ánh sáng nghệ thuật thường phải thuê ngoài. Đây là lúc có thể dùng đúng thông số sảnh của từng khách sạn để lập shortlist sơ bộ, ví dụ như MerPerle có sảnh phù hợp với quy mô 200 khách và trang bị AV cơ bản, giúp giảm đầu việc thuê ngoài. Cần đối chiếu danh mục thiết bị khách sạn cung cấp với checklist của chương trình để tránh phát sinh.
