Chốt concept trước khi hỏi giá không gian và ẩm thực
Concept quyết định layout bàn, ánh sáng, màu sắc backdrop và cả thực đơn. Nếu chưa có concept, mọi báo giá thuê hội trường và suất ăn đều không so sánh được. Theo các cẩm nang du lịch, thuê hội trường khách sạn 5 sao cho 200 khách thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng, nên xác nhận lại sát ngày đi. Với phòng trên 100 người, chi phí thuê không gian dao động 20 đến 50 triệu đồng. Chốt concept trước giúp loại ngay những địa điểm không phù hợp về không gian và phong cách.
Phân bổ ngân sách theo concept
Mỗi concept chi phối tỷ lệ chi tiêu giữa các hạng mục. Theo các cẩm nang du lịch, trang trí và dàn dựng theo chủ đề thường chiếm khoảng 10 phần trăm tổng ngân sách gala dinner, nên xác nhận lại sát ngày đi. Âm thanh và ánh sáng dao động 10 đến 15 phần trăm tổng ngân sách, tùy quy mô và diện tích không gian. Nhân sự sự kiện tham khảo: MC chuyên nghiệp 3 đến 5 triệu đồng một ngày, PG 1 đến 2 triệu đồng một người, kỹ thuật 5 đến 8 triệu đồng một ngày. Nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung, theo các cẩm nang du lịch, cần xác nhận lại sát ngày đi.
Lùi ngược từ ngày tiệc để đặt hàng sản xuất
Concept càng cầu kỳ, thời gian sản xuất càng dài. Trước ngày diễn ra ít nhất 1 tháng: chốt số khách, layout bàn và ngưỡng dao động cho phép. Trước 2 đến 3 tuần: chốt thực đơn, số bàn và ký hợp đồng với nhà cung cấp trang trí, âm thanh, ánh sáng. Trước 1 ngày: bố trí luyện tập nghi thức. Trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng: kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner và backdrop. Với mùa khô ở Đà Lạt, thời kỳ gió Đông và Đông Nam thịnh hành về cuối mùa là lúc thuận lợi cho mọi hoạt động ngoài trời, nếu concept có phần ngoài trời, nên tận dụng thời điểm này.
Đàm phán điều khoản cùng giá
Trong hợp đồng đoàn, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định. Advance deposit là tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ. Với dịch vụ lưu trú thông thường, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Các đơn vị có thể dùng thông số sảnh thực tế để lập shortlist sơ bộ trước khi đàm phán.
