Tổ chức hội nghị khách hàng miền Tây ở Châu Đốc: chương trình nửa ngày
Hai chương trình thật cho thấy kịch bản hội nghị khách hàng gồm những phần nào. Chiều 30/3/2026, Công ty Điện lực Lai Châu đi theo thứ tự: văn nghệ, khai mạc, báo cáo kết quả 2025 và định hướng 2026, đại diện khách hàng phát biểu, lãnh đạo ngành góp ý, vinh danh 6 khách hàng tiêu biểu (Báo Lai Châu). Hội nghị khách hàng sỉ miền Tây 2026 của PJP có khu trưng bày trang sức, hỗ trợ thuế và kinh doanh trực tiếp lẫn trực tuyến, chia sẻ định hướng và công nghệ sản xuất, biểu diễn, đấu giá từ thiện, vinh danh khách hàng doanh số cao và bốc thăm may mắn.
Ghép hai chương trình ấy với quãng đường về Châu Đốc thì ra hai khung giờ dưới đây. Giờ trong bảng là gợi ý lập lịch, tính theo quãng đường và giờ mở cửa của nhà hàng.
| Phần chương trình | Buổi sáng, tiệc trưa | Buổi chiều, tiệc tối, ngủ lại |
|---|---|---|
| Đón khách, đăng ký, xem khu trưng bày | 8:00 | 14:00 |
| Văn nghệ mở màn, phát biểu khai mạc | 8:30 | 14:30 |
| Báo cáo kết quả năm, chính sách hoặc sản phẩm mới | 8:45 | 14:45 |
| Giải lao, khách xem sản phẩm | 9:45 | 15:45 |
| Đại diện khách hàng phát biểu, hỏi đáp | 10:05 | 16:05 |
| Vinh danh, bốc thăm may mắn | 10:50 | 16:50 |
| Tiệc tri ân | 11:30 | 18:00, sau đó khách ngủ lại |
Khung buổi sáng hợp khách trong An Giang: từ Long Xuyên xe chạy chừng một tiếng, rời nhà trước 7 giờ là kịp bàn đăng ký. Khách Cần Thơ mất khoảng 3 tiếng đường bộ nên dùng khung buổi chiều: rời Cần Thơ lúc 10 giờ, ăn trưa dọc đường, tới trước 14 giờ để ra bàn đăng ký, dự tiệc tối và sáng hôm sau mới về; nhận phòng sớm thì báo lễ tân từ hôm trước.
Tiệc trưa dọn ở nhà hàng Hoa Sữa, mở 06:00–22:00; thực đơn của nhà hàng: Set menu tiệc cưới và hội nghị. Tiệc tối có sân khấu và tiết mục thì thứ tự chương trình, lời dẫn MC nằm ở bài kịch bản gala dinner công ty.
Hội nghị tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm hay chính sách đại lý: chọn một mục tiêu
VGO Event chia hội nghị khách hàng thành năm dạng: tri ân khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, tổng kết khách hàng thường niên, kết hợp gala dinner và kết hợp nghỉ dưỡng theo kiểu MICE (du lịch kết hợp hội họp, khen thưởng, hội nghị, sự kiện). Miền Bắc Event cho ghép hai mục tiêu gần nhau, như tri ân và ra mắt sản phẩm, nhưng khuyên đừng trộn lễ kỷ niệm thành lập với chuyện bán hàng. Mục tiêu chính quyết định phần nào dài nhất và sảnh xếp kiểu gì:
| Mục tiêu chính | Phần chiếm nhiều thời gian nhất | Kiểu xếp sảnh |
|---|---|---|
| Tri ân khách hàng lâu năm | Vinh danh, tiệc, bốc thăm | Tiệc ngồi, họp và ăn trong cùng sảnh |
| Ra mắt sản phẩm mới | Trình diễn, khu trưng bày, dùng thử | Rạp hát cho phần giới thiệu, đứng cho khu trưng bày |
| Chính sách đại lý năm mới | Trình bày chính sách, hỏi đáp | Lớp học, khách có bàn để ghi |
| Tổng kết khách hàng thường niên | Báo cáo kết quả, khách phát biểu, vinh danh | Rạp hát |
PJP là ví dụ rõ của dạng có trưng bày: ngày 9/5/2025, hội nghị khách hàng miền Tây của hãng họp ở Cần Thơ với hơn 500 mẫu trang sức mới, và năm 2026 chương trình vẫn có khu trưng bày trang sức. Khách sỉ, đại lý tập trung ở An Giang thì họp ở Châu Đốc để phần đông khách đi ít đường hơn.
Mục tiêu chọn từ đầu cũng là thước đo sau buổi họp. VGO Event để khâu đánh giá kết quả ở cuối kế hoạch; làm cụ thể là ghi lại từng câu hỏi, kiến nghị của khách trong phần hỏi đáp, giao mỗi việc cho một người theo đến cùng, và gửi đủ tài liệu đã hứa.
Địa điểm tổ chức hội nghị Châu Đốc: sảnh và sức chứa theo kiểu xếp
Sức chứa các sảnh hội nghị của MerPerle Nui Sam Resort theo từng kiểu xếp:
| Sảnh | Diện tích, kích thước | Rạp hát | Lớp học | Chữ U | Tiệc ngồi | Đứng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sảnh Hoa Sữa | 540 m², 27 × 20 × 3,3 m | 400 | 270 | 200 | 360 | 350 |
| Sảnh Cát Tường 1 | 200 m², 20 × 10 × 3,3 m | 150 | 100 | 60 | 120 | 150 |
| Phòng Cát Tường 2 | 60 m², 5 × 12 × 3,3 m | 60 | 36 | 33 | 30 | 40 |
Rạp hát chỉ kê ghế nên nhiều chỗ nhất, hợp phần báo cáo và trình diễn; lớp học cho mỗi khách một mặt bàn để ghi chính sách mới hay bảng chiết khấu; tiệc ngồi để phần họp và bữa ăn dùng chung một sảnh, khỏi dọn lại giữa chừng; kiểu đứng (cocktail) dành cho khu trưng bày sản phẩm như của PJP.
Nếu phần họp xếp rạp hát còn tiệc ngồi bàn, có hai cách: dọn lại sảnh giữa hai phần, hoặc tách hai nơi, chẳng hạn họp ở Sảnh Cát Tường 1 rồi mời khách sang Sảnh Hoa Sữa dự tiệc. Số cuối trong cột kích thước là chiều cao trần, con số đơn vị dựng sân khấu cần để tính backdrop và màn LED.
Ban giám đốc muốn gặp riêng vài nhà phân phối lớn thì dùng phòng VIP: VIP 1 (5 × 10 × 3 m) xếp chữ U 33 người, VIP 3 xếp chữ U 15 người hoặc tiệc ngồi 20 khách, VIP 2 ngồi 10 khách. Xem ảnh và sơ đồ các sảnh hội nghị của resort trước khi chọn.
Đưa khách từ các tỉnh về Châu Đốc, chỗ đỗ xe và chỗ ngủ
Quãng đường theo VnExpress; đường miền Tây ít cao tốc nên xe thường chỉ chạy 40 đến 50 km/h.
| Khách đi từ | Quãng đường | Cách đi, thời gian |
|---|---|---|
| Long Xuyên | Khoảng 50 km | Xe đoàn, chừng một tiếng (tính 50 km ở tốc độ 40 đến 50 km/h) |
| Cần Thơ | Khoảng 110 km | Đường bộ, khoảng 3 tiếng |
| TP.HCM | 210 đến 250 km | Một bài VnExpress ghi 210 km tới Châu Đốc, bài khác ghi 250 km tới Miếu Bà Chúa Xứ, không giải thích chênh lệch; nhà xe sẽ tính theo địa chỉ resort |
| Miền Bắc, miền Trung | Bay tới Cần Thơ, sân bay gần nhất | Từ Cần Thơ đi tiếp xe đoàn khoảng 110 km |
Cao tốc Châu Đốc - Cần Thơ - Sóc Trăng chưa chạy được. Theo VnExpress ngày 1/10/2026, dự án thành phần 1 qua An Giang đạt khoảng 82%, dự kiến xong tháng 2/2027; các đoạn do Cần Thơ quản lý mới khoảng 60%, dự kiến tháng 11/2027. Hội nghị cuối năm 2026 hay đầu năm 2027 vì thế vẫn đi quốc lộ; chọn tuyến nào xem bài đường đi Châu Đốc và tiến độ cao tốc.
Chỗ đỗ xe miễn phí trong khuôn viên resort, nên gửi xe đoàn không mất tiền; số chỗ cho xe lớn vào ngày hội nghị thì hỏi phòng kinh doanh. Địa chỉ gửi cho nhà xe: Khu du lịch Bến Đá Núi Sam, đường Tân Lộ Kiều Lương, Phường Vĩnh Tế, Tỉnh An Giang, Việt Nam.
Khách ở xa ngủ lại ngay tại chỗ: resort có 84 phòng. Superior Twin có 26 phòng, mỗi phòng 2 giường đơn (1,2 m × 2 m), hợp hai khách ở ghép; Superior có 23 phòng, mỗi phòng 1 giường đôi (1,6 m × 2 m). Khách mời quan trọng nhất có Luxury Suite (8 phòng) và President Suite (1 phòng). Đó là tổng số phòng từng hạng; ngày hội nghị còn trống bao nhiêu thì báo giá theo ngày sẽ trả lời. Ảnh và diện tích có ở trang các hạng phòng.
Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng: các khoản trong báo giá
VGO Event liệt kê các khoản ngân sách: địa điểm, âm thanh ánh sáng, màn LED, nhân sự, tiệc, quà tặng, truyền thông và dự phòng. Hội nghị ở Châu Đốc có thêm vài dòng hay bị sót khi so các báo giá với nhau:
| Khoản | Gồm gì | Thường do ai báo giá |
|---|---|---|
| Sảnh và giải lao | Sảnh cho phần họp, trà bánh giữa giờ | Khách sạn |
| Tiệc tri ân | Thực đơn theo số khách, đồ uống | Khách sạn |
| Âm thanh, ánh sáng, màn LED | Thiết bị và người vận hành | Khách sạn hoặc đơn vị sự kiện |
| Xe đưa đón | Xe đoàn từ Long Xuyên, Cần Thơ, sân bay Cần Thơ | Nhà xe, công ty lữ hành |
| Phòng ngủ | Khách ở xa, ban tổ chức tới dựng sân khấu từ hôm trước | Khách sạn |
| In ấn, backdrop, MC | Thư mời, bảng tên, phông sân khấu, người dẫn | Doanh nghiệp hoặc đơn vị sự kiện |
| Quà tri ân | Đặc sản địa phương, quà in logo | Doanh nghiệp |
Giá thuê sảnh, giá phòng và tổng chi phí mỗi khách không được niêm yết; resort tính chúng trong báo giá theo số khách, kiểu xếp và ngày tổ chức. Chương trình giá cho đoàn công ty, nếu đang áp dụng, nằm ở trang ưu đãi của resort.
Về thuế, Nghị quyết 204/2025/QH15 cùng Nghị định 174/2025/NĐ-CP hạ VAT của tiền phòng và tiền tiệc xuống 8% thay vì 10%, đến hết 31/12/2026. Bia, rượu không được giảm, vẫn chịu 10%, nên tiệc có đồ uống có cồn sẽ ra hai dòng thuế trên hóa đơn. Hội nghị dời sang năm 2027 thì tính theo mức thuế hiện hành lúc đó.
Quà tri ân và buổi sáng hôm sau dưới chân Núi Sam
Quà mang dấu An Giang có hai món dễ chứng minh xuất xứ. Theo Báo An Giang tháng 1/2025, đường thốt nốt vùng Bảy Núi có 8 sản phẩm đạt OCOP (chương trình Mỗi xã một sản phẩm) từ 3 đến 4 sao. Mắm Châu Đốc đã có nhãn hiệu tập thể do Cục Sở hữu trí tuệ cấp; Báo An Giang tháng 3/2026 ghi giá ở chợ mắm: mắm cá sặc hay cá linh loại đặc biệt 80.000 đồng/kg, mắm thái 160.000, mắm phi lê 240.000, mắm cá trèn đến 300.000 đồng/kg. Mua món nào, ở sạp nào, gói ra sao: xem bài đặc sản Châu Đốc mua làm quà.
Sáng hôm sau, khách ngủ lại đi bộ viếng Miếu Bà Chúa Xứ, cách resort 440 m theo đường thẳng trên bản đồ Agoda; chùa Tây An cách 330 m, Núi Sam 910 m. Nhà hàng Cát Tường mở 06:00–22:00 (gọi món cuối 21:30), ăn sáng xong đi bộ sang miếu lúc 7 giờ được ngay; giờ trả phòng và giờ xe đoàn rời đi thì chốt với lễ tân từ hôm trước. Từ tháng 1/2026 Miếu Bà không còn thu phí tham quan: vào cổng miễn phí, vì tỉnh tạm dừng thu phí trong Khu du lịch quốc gia Núi Sam (Tuổi Trẻ, 25/2/2026).
Khách tới từ trưa có giờ rảnh trước tiệc: hồ bơi ngoài trời mở 09:00–22:00, sân tennis 09:00–22:00, spa 09:00–22:00, phòng gym 09:00–22:00. Ai muốn ăn ngoài trời thì có bữa hoàng hôn bên sông ở hồ bơi và cầu tàu, với đặc sản địa phương, cocktail và món nhẹ. Muốn giữ khách thêm một ngày tham quan, xem lịch company trip 2 ngày 1 đêm dưới chân Núi Sam.
Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng: chọn ngày, gửi yêu cầu báo giá
Sở Văn hóa và Thể thao An Giang ghi lễ Vía Bà Chúa Xứ Núi Sam mỗi năm một lần, từ 22 đến 27 tháng 4 âm lịch. Năm 2026, lễ khai hội vào tối 6/6/2026 và lễ hội kéo dài đến 12/6/2026; Dân trí đưa tin hàng chục nghìn người về dự đêm khai hội, nên hội nghị khách hàng tránh những ngày này. Cổng thông tin tỉnh An Giang chia năm làm hai mùa: tháng 12 đến tháng 4 là mùa khô, oi nhất là tháng 4; tháng 5 đến tháng 11 là mùa mưa, lúc bữa tối bên sông cần giữ sẵn một sảnh phòng khi trời đổ mưa.
Thứ tự công việc, mỗi bước dựa vào bước trước:
- Chốt mục tiêu chính và danh sách khách mời.
- Giữ sảnh và ngày, kèm một ngày dự phòng.
- Gửi thư mời, gom danh sách khách nhận lời và khách ngủ lại.
- Chốt chương trình, người trình bày, âm thanh và màn LED.
- Báo số khách cuối cùng cho bếp và số phòng cho lễ tân.
Yêu cầu báo giá viết đủ thì khách sạn báo một lần là sát. Cvent gợi ý những mục chính cho một bản đề nghị gửi địa điểm; hội nghị khách hàng thêm vài dòng riêng:
- Mục tiêu hội nghị, hạn nhận đề xuất và ngày doanh nghiệp quyết định.
- Ngày, giờ bắt đầu và giờ đội dựng sân khấu cần vào sảnh.
- Số khách đã nhận lời, mức tối đa, kiểu xếp cho từng phần: hội nghị, khu trưng bày, tiệc.
- Món ăn, số khách ăn chay hay kiêng món, có đồ uống có cồn hay không.
- Sân khấu, màn LED, micro và Wi-Fi cho phần trình chiếu.
- Số khách ngủ lại, cần giường đơn hay giường đôi.
- Số xe đoàn, chỗ để quà tặng, thông tin xuất hóa đơn và ngân sách cho từng khoản.
Gửi danh sách này cho phòng kinh doanh của resort qua số 0296.3510.116 hoặc email sales.mnr@merperle.vn, hoặc điền ngày, số khách và kiểu xếp sảnh để nhận báo giá ngay trên trang này.
