Chốt mục đích và những phần phải giữ
Bắt đầu bằng việc công ty muốn nói gì trong đêm tiệc: cảm ơn nhân viên, ghi nhận thành tích hay khép lại chuyến đi. Tách phần bắt buộc khỏi tiết mục có thể bỏ.
Trước khi viết lời dẫn, gom các đầu vào:
- Ngày tổ chức, ngày thay thế nếu có; số khách dự kiến và số suất ăn.
- Giờ được vào chuẩn bị, giờ khai tiệc và giờ kết thúc đã trao đổi với địa điểm.
- Người phát biểu, danh sách vinh danh, người trao thưởng và tiết mục công ty chọn.
- Nhu cầu ăn uống hoặc hỗ trợ tiếp cận, tiếp nhận qua đầu mối riêng thay vì đưa thông tin cá nhân lên kịch bản chung.
Chỉ định một người được duyệt thay đổi thứ tự chương trình.
Theo mẫu của Phoenix Academy, kịch bản MC nội bộ có thông tin sự kiện, thời gian, phân công nhiệm vụ và lời dẫn. Có thể tham khảo cách tổ chức tài liệu này rồi viết nội dung riêng của công ty.
Xếp chương trình từ đón khách đến kết thúc
Bảng sau là trình tự đề xuất. Thêm cột giờ bắt đầu, giờ kết thúc vào bản làm việc và điền sau khi thống nhất chương trình với các bên.
| Khối | Việc diễn ra | Tín hiệu bắt đầu đề xuất | Vai trò phụ trách |
|---|---|---|---|
| Đón khách | Kiểm danh, hướng dẫn bàn ngồi | Đầu mối đón khách báo khu vực sẵn sàng | Người phụ trách đón khách |
| Mở chương trình | Chào khách, nêu mục đích | Điều phối cho phép mở phần dẫn | MC và điều phối |
| Phát biểu | Đại diện công ty chia sẻ | Người nói có mặt, micro đã thử | Điều phối người phát biểu |
| Vinh danh, nếu có | Đọc tên, mời trao và nhận thưởng | Danh sách, phần thưởng và người tham gia đã đối chiếu | Đầu mối vinh danh |
| Khai tiệc | Mời khách dùng bữa | Đầu mối phục vụ xác nhận có thể đưa món | MC và đầu mối bữa tiệc |
| Dùng tiệc, giao lưu | Ăn uống; tiết mục tùy chọn ở khoảng nghỉ phục vụ | Điều phối nhận xác nhận từ các bên liên quan | Người phụ trách tiết mục |
| Khép lại | Cảm ơn, thông báo rời tiệc | Người duyệt yêu cầu kết thúc theo giờ thống nhất | MC và trưởng chương trình |
Có thể chuyển vinh danh sang sau bữa ăn nếu thuận tiện hơn cho phục vụ. Giữ các phần cần tập trung nghe tách khỏi lúc đưa món; tránh vừa gọi người lên sân khấu vừa yêu cầu cả bàn bắt đầu ăn. Nếu gala thuộc chuyến đi qua đêm, đối chiếu thêm kế hoạch company trip miền Tây 2 ngày 1 đêm để nối với giờ đoàn về nơi nghỉ.
Đặt lời dẫn và tín hiệu trong cùng một bản
Lời MC là phần khách nghe. Tín hiệu vận hành là phần ê-kíp làm, nên đặt ở cột riêng. Một đoạn chuyển phần tự viết có thể dùng như sau:
Lời dẫn: “Xin mời đại diện công ty chia sẻ lời chào tới các thành viên.”
Tín hiệu: Điều phối xác nhận người phát biểu đã ở vị trí; người phụ trách kỹ thuật mở micro đã thử.
Thay lời mời bằng tên, chức danh được công ty duyệt; kiểm cách phát âm và thứ tự giới thiệu trước khi gửi bản cuối. Ghi tên file, số slide, người giữ micro và người phát tín hiệu sau khi kiểm tra phương tiện thực tế.
Trong trao đổi trên Cvent Community, Jess Olcott chia sẻ rằng bà đưa cả việc chuẩn bị sân khấu, chuyển thiết bị và kiểm tra người trình bày vào bảng lịch điều phối. Đây là ví dụ làm việc của một người tổ chức sự kiện, không phải mẫu bắt buộc của Cvent.
Giữ một bản chính có thời điểm cập nhật. Khi đổi thứ tự, báo đồng thời cho MC, điều phối, kỹ thuật và đầu mối bữa tiệc. Đánh dấu bản cũ hết hiệu lực.
Phân công sân khấu và phục vụ món
Các vai trò dưới đây cần được phân chia giữa công ty, đội ngũ địa điểm đã xác nhận và đơn vị thuê ngoài. Không mặc định địa điểm cung cấp MC, thiết bị hay nhân sự kỹ thuật.
- Nội dung công ty: duyệt lời giới thiệu, bài phát biểu và danh sách trao thưởng.
- Điều phối sân khấu: gọi người chuẩn bị, kiểm lối lên xuống và phát tín hiệu chuyển phần.
- Kỹ thuật: thử file trên thiết bị phát thực tế, kiểm kết nối và phương án file dự phòng trong phạm vi đã nhận.
- Đầu mối bữa tiệc: thống nhất lúc ra món, lúc tạm ngưng phục vụ và cách báo khi bếp chưa sẵn sàng.
- Người duyệt thay đổi: quyết định bỏ tiết mục hoặc chấp thuận khoản bổ sung trước khi đặt thêm.
Đối chiếu đường đưa món, đường mang phần thưởng và lối đi của khách trên sơ đồ bố trí. Giữ lối tiếp cận thông thoáng.
Thống nhất phạm vi chạy thử và giờ được vào sảnh với nhà cung cấp. Chạy thử đoạn bàn giao quan trọng, chẳng hạn hết phát biểu thì mở slide vinh danh hay khai tiệc; không tự áp mốc tổng duyệt hôm trước cho mọi chương trình.
Chuẩn bị quyết định khi chương trình lệch
Phương án thay thế cần được duyệt trước và phù hợp khả năng đã xác nhận của nhà cung cấp.
| Tình huống | Phương án đề xuất | Người chốt |
|---|---|---|
| Người phát biểu đến muộn | Chuyển sang phần độc lập đã được cho phép; điều phối hỏi lại thời điểm có mặt | Trưởng chương trình |
| Người nhận thưởng vắng mặt | Giữ lượt đó, xác nhận với đầu mối; không tự đổi tên người nhận | Đại diện công ty |
| File trình chiếu không chạy | Dùng lời phát biểu đã duyệt không cần video trong lúc kỹ thuật kiểm tra | Điều phối và người phát biểu |
| Món chưa sẵn sàng | MC dùng đoạn chuyển ngắn đã chuẩn bị; đầu mối bữa tiệc báo lại trước khi tiếp tục | Điều phối cùng đầu mối phục vụ |
| Chương trình kéo dài | Bỏ phần tùy chọn được đánh dấu để giữ giờ kết thúc | Người có quyền duyệt thay đổi |
Nếu phần thay thế cũng cần thiết bị đang lỗi, đó chưa phải phương án khả thi.
Đối chiếu sảnh trước khi gửi yêu cầu báo giá
Tại MerPerle Nui Sam Resort, có thể bắt đầu so quy mô bữa tiệc bằng các thông số sau:
| Không gian | Diện tích | Sức chứa ngồi dùng tiệc |
|---|---|---|
| Sảnh Cát Tường 1 | 200 m² | 120 người ngồi tiệc |
| Phòng Cát Tường 2 | 60 m² | 30 người ngồi tiệc |
| Sảnh Hoa Sữa | 540 m² | 360 người ngồi tiệc |
Xem thông số sảnh theo từng cách bố trí, rồi yêu cầu sơ đồ cho chương trình có sân khấu, thiết bị và lối đi. Sức chứa kiểu rạp hát không dùng để chốt số người ăn tiệc; các con số trên cũng chưa xác nhận sảnh còn trống hay phù hợp mọi kịch bản. Xem không gian ẩm thực để trao đổi thực đơn.
Gửi ngày và giờ dự kiến, số suất ăn, ngưỡng khách tối đa, trình tự gala, nhu cầu sân khấu, người dẫn và nhà cung cấp ngoài. Yêu cầu báo giá tách phần có và chưa có: món ăn, kỹ thuật, trang trí, nhân sự, thuế phí và điều kiện thanh toán hoặc thay đổi. Nếu trọng tâm là làm việc với đối tác, tách nội dung đó theo chương trình hội nghị khách hàng.
Bước tiếp theo là gửi kịch bản dự kiến để Sales đối chiếu phạm vi phục vụ, rồi cập nhật bảng điều phối theo những hạng mục được xác nhận.
