Xác định mục tiêu và thông số cơ bản của sự kiện
Trước khi liên hệ với các địa điểm tổ chức, ban tổ chức cần thống nhất các thông số nền tảng của sự kiện. Việc này giúp doanh nghiệp sàng lọc nhanh các nhà cung cấp không phù hợp và tập trung vào các phương án khả thi.
Thiết lập mục tiêu và quy mô nhân sự
Doanh nghiệp cần làm rõ số lượng nhân sự tham gia dự kiến, bao gồm cả khách mời nếu có. Quy mô này sẽ quyết định trực tiếp đến diện tích sảnh tiệc cần tìm kiếm. Ban tổ chức nên phân loại rõ danh sách khách mời chính thức và số lượng dự phòng để cung cấp thông tin chính xác cho đơn vị vận hành.
Lựa chọn format chương trình và khung thời gian
Format chương trình cần được xác định rõ là tiệc tối truyền thống, đêm gala kết hợp biểu diễn nghệ thuật hay buổi lễ tổng kết nội bộ. Mỗi format sẽ yêu cầu một cách bố trí mặt bằng khác nhau. Khung thời gian tổ chức cũng cần được ấn định cụ thể để kiểm tra tình trạng trống phòng của các địa điểm.
Lập nhật ký quyết định và phân công nhân sự chịu trách nhiệm
Để kiểm soát tiến độ, ban tổ chức cần xây dựng một nhật ký quyết định (decision log) rõ ràng, trong đó phân định cụ thể người chịu trách nhiệm (owner) cho từng hạng mục công việc.
Người chịu trách nhiệm nội dung và chương trình
Nhân sự phụ trách nội dung có nhiệm vụ xây dựng kịch bản chi tiết, điều phối các hoạt động diễn ra trong buổi tiệc và làm việc với các nhân sự dẫn chương trình hoặc nghệ sĩ biểu diễn. Người này chịu trách nhiệm đảm bảo tiến độ của các tiết mục theo đúng khung thời gian đã duyệt.
Người chịu trách nhiệm kỹ thuật và hậu cần
Nhân sự phụ trách hậu cần sẽ quản lý việc đưa đón, điều phối sơ đồ chỗ ngồi và kiểm soát các thiết bị kỹ thuật. Đây là đầu mối trực tiếp làm việc với bộ phận kỹ thuật của địa điểm để kiểm tra các yếu tố phần cứng trước giờ diễn ra sự kiện.
Lập danh sách yêu cầu gửi đến đơn vị vận hành địa điểm
Sau khi có các thông số cơ bản, ban tổ chức cần chuyển đổi các thông tin này thành một bản yêu cầu chi tiết để gửi đến đơn vị vận hành sảnh tiệc.
Thông số mặt bằng theo từng kiểu bố trí
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng sức chứa của các sảnh tiệc tại MerPerle Dalat Hotel chỉ có ý nghĩa và giá trị sử dụng thực tế trong từng kiểu bố trí (layout) cụ thể như bàn tròn, bàn chữ U hay rạp hát. Ban tổ chức cần yêu cầu phía khách sạn cung cấp sơ đồ mặt bằng chi tiết tương ứng với số lượng khách dự kiến để đánh giá mật độ di chuyển.
Các hạng mục cần xác minh trực tiếp với địa điểm
Do các tài liệu hiện tại không cung cấp thông tin về kịch bản mẫu, hệ thống âm thanh ánh sáng (AV), thực đơn chi tiết, cách thức thiết lập (setup), thời gian giao nhận mặt bằng, báo giá cụ thể hay tình trạng trống phòng của tiệc tất niên, ban tổ chức bắt buộc phải đưa các nội dung này vào danh sách câu hỏi cần xác minh.
Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp làm rõ:
- Báo giá chi tiết cho từng hạng mục dịch vụ và các chi phí phát sinh nếu có.
- Khả năng đáp ứng của hệ thống âm thanh, ánh sáng tại sảnh tiệc đối với kịch bản chương trình.
- Danh sách thực đơn khả dụng và quy trình phục vụ món ăn.
- Thời gian bàn giao sảnh để ban tổ chức vào thiết lập sân khấu và tổng duyệt.
Danh mục kiểm tra trước khi phê duyệt kế hoạch
Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng hoặc phê duyệt ngân sách cuối cùng, người đứng đầu ban tổ chức cần rà soát lại các điểm mấu chốt sau:
- Mục tiêu, quy mô khách mời và format chương trình đã được ban giám đốc phê duyệt chưa?
- Từng hạng mục công việc trong đường găng tiến độ đã có nhân sự chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cụ thể chưa?
- Sơ đồ bố trí mặt bằng của sảnh tiệc tại MerPerle Dalat Hotel có tương thích với số lượng khách thực tế theo kiểu bàn đã chọn không?
- Các câu hỏi về chi phí, thực đơn, thiết bị kỹ thuật và thời gian bàn giao sảnh đã được phía khách sạn phản hồi bằng văn bản chưa?
