Xác định ngưỡng đoàn và allotment
Ngưỡng đoàn thường bắt đầu từ 9 phòng, nhưng mỗi khách sạn có thể quy định khác; cần xác nhận ngay khi gửi yêu cầu. Allotment là số phòng được thuê bao có thời hạn hiệu lực, kèm ngày release (cut-off), mốc trả phòng chưa bán về khách sạn. Theo các cẩm nang du lịch, ngày cutoff, tỷ lệ attrition và điều khoản hủy là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định; nên xác nhận lại sát ngày đi. Attrition thường ràng buộc đoàn ở mức 80 phần trăm số phòng đã block, tức là nếu chỉ lấp dưới mức đó thì vẫn phải trả phí cho phần chênh.
Kiểm tra năng lực phòng và loại phòng
Không chỉ đếm tổng phòng, cần xem khách sạn có đủ phòng cùng loại (twin, double, suite) cho đoàn không. Group rate là mức giá riêng cho số lượng nhiều, khác giá lẻ; phải yêu cầu báo giá kèm allotment cụ thể. Nếu đoàn cần phòng twin mà khách sạn chỉ có ít, sẽ phải xếp khách vào phòng double, cần thông báo trước. Dùng đúng số phòng và thông số sảnh từ facts để lập shortlist sơ bộ, tránh mất thời gian với khách sạn không đáp ứng.
Đánh giá năng lực F&B và hội trường
Đoàn lớn thường ăn sáng, ăn trưa hoặc tiệc tối cùng lúc. Hỏi rõ sức chứa nhà hàng chính, số bàn phục vụ buffet, và thời gian phục vụ. Theo thông tin tham khảo từ các cẩm nang du lịch, thuê hội trường khách sạn 5 sao cho 200 khách thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng; nên xác nhận lại sát ngày đi. Nếu đoàn cần tổ chức tiệc tối, kiểm tra xem khách sạn có đủ nhân sự bếp và phục vụ cho số lượng đó không, nhất là mùa cao điểm.
Năng lực check-in và xử lý thay đổi phút cuối
Một đoàn 30 phòng đến cùng lúc có thể gây ùn tắc quầy lễ tân. Hỏi quy trình check-in nhóm: có quầy riêng, có nhân viên hỗ trợ làm thủ tục trước không. Rooming list, danh sách buồng cuối cùng, thường được gửi khoảng hai tuần trước sự kiện, theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế. Advance deposit (tiền đặt cọc) thường yêu cầu để giữ allotment; nếu đoàn thay đổi số phòng sát ngày, cần biết chính sách hoàn trả hoặc chuyển cọc. Cũng nên hỏi khả năng hỗ trợ xe đón khách sân bay, nhất là khi sân bay Liên Khương có kế hoạch đóng cửa bảo trì (theo quyết định của Bộ Xây dựng, từ 0h ngày 4/3 đến 23h59 ngày 25/8), và theo đề xuất của Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam, sân bay có thể hoạt động trở lại từ 0h ngày 19/8; nên xác nhận lại tình hình thực tế.
Đàm phán điều khoản cùng giá
Giá chỉ là một phần. Các điều khoản như ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy, tỷ lệ phòng miễn phí (FOC) đều phải đàm phán song song, không thể chốt giá rồi mới hỏi. Theo các cẩm nang du lịch, những điều khoản này dễ thay đổi và cần xác nhận lại sát ngày đi. Nếu đoàn có thể tăng hoặc giảm số phòng, cần thỏa thuận trước biên độ dao động và mức phí attrition tương ứng.
Kiểm tra hạ tầng xe và đỗ xe
Đoàn lớn thường đi xe lớn hoặc nhiều xe nhỏ. Hỏi khách sạn có bãi đỗ xe cho xe khách không, sức chứa bao nhiêu xe cùng lúc, có thu phí không. Nếu khách sạn nằm trong khu vực trung tâm Đà Lạt, đường nhỏ có thể hạn chế xe lớn vào tận nơi. Cần thống nhất điểm đón trả khách và thời gian dừng xe để tránh xung đột với các đoàn khác.
Bàn giao việc tiếp theo
Sau khi đánh giá năng lực, chốt allotment và các điều khoản attrition, cutoff, deposit. Lập shortlist khách sạn đáp ứng đủ các tiêu chí, gửi yêu cầu báo giá kèm số phòng, loại phòng và ngày lưu trú. Việc còn lại là đàm phán giá và ký hợp đồng, nhưng đã có nền tảng để so sánh khách sạn một cách khách quan.
