Phân biệt room list và name list
Room list là danh sách buồng, name list là danh sách tên khách. Khi chốt rooming list, bạn gửi cho khách sạn danh sách cuối cùng những khách đã đặt, bao gồm cả hai thông tin này. Nhiều đại lý nhầm lẫn và chỉ gửi name list, dẫn đến khách sạn không biết ai ở phòng nào, gây rối khi nhận phòng.
Xác định quy mô đoàn và loại phòng
Phần lớn khách sạn tính là booking đoàn từ 9 phòng trở lên; theo tài liệu quy trình đặt phòng khách đoàn, đoàn thường được hiểu là nhóm từ 10 người trở lên. Trước khi hỏi giá, chốt số khách, loại phòng (đơn, đôi, twin) và ngày lưu trú. Group rate là mức giá riêng dành cho đặt phòng số lượng nhiều, khác với giá bán lẻ từng phòng. Giá Net hay Nett là mức giá cuối cùng khách phải trả theo đúng các thành phần được nêu trong báo giá, không phát sinh thêm.
Lùi ngược từ ngày đoàn đến
Theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế, bước chuyển rooming list là gửi cho khách sạn danh sách cuối cùng vào khoảng hai tuần trước sự kiện. Lùi ngược: đặt phòng và ký hợp đồng allotment trước 1 đến 2 tháng (mùa cao điểm nên sớm hơn), chốt rooming list trước 2 tuần, gửi name list chi tiết trước 2 đến 3 ngày. Allotment là việc thuê bao một số lượng phòng nhất định có thời hạn hiệu lực; với allotment, hãng lữ hành được chủ động bán số phòng đã giữ mà không cần hỏi lại khách sạn trong thời hạn hiệu lực. Ngày cut-off hay release trong hợp đồng allotment là mốc mà số phòng chưa bán phải trả về khách sạn.
Đàm phán điều khoản cùng giá
Trong hợp đồng đoàn, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định (theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi). Điều khoản attrition trong hợp đồng đoàn quốc tế thường ràng buộc đoàn ở mức khoảng 80 phần trăm số phòng đã block (theo nguồn tư vấn du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi). Nếu đoàn hủy phòng dưới ngưỡng này, đại lý phải trả phí phạt. Advance deposit là tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ; mức cọc thường được thương lượng cùng các điều khoản trên.
Quy trình chốt và bàn giao rooming list
Quy trình đặt phòng đoàn gồm các bước tiếp nhận yêu cầu về số khách, loại phòng và ngày lưu trú, tư vấn phòng và dịch vụ, rồi xác nhận bằng hợp đồng. Sau khi hợp đồng ký, lập rooming list theo mẫu của khách sạn (thường có sẵn template), ghi rõ tên khách, loại phòng, ngày nhận, trả, yêu cầu đặc biệt (giường phụ, tầng cao, ăn kiêng). Gửi bản nháp trước 3 tuần để khách sạn kiểm tra số phòng còn khả dụng; bản cuối cùng trước 2 tuần. Với dịch vụ lưu trú thông thường không thuộc nhóm loại trừ, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Đảm bảo báo giá đã bao gồm VAT hoặc nêu rõ chưa bao gồm. Nếu cần biểu mẫu thực tế, liên hệ bộ phận trade của MerPerle để nhận template rooming list chuẩn.
Bàn giao việc tiếp theo
Sau khi gửi rooming list, xác nhận khách sạn đã nhận và phản hồi. Lưu bản có chữ ký hoặc email xác nhận vào hồ sơ booking. Nhắc đoàn kiểm tra thông tin cá nhân trên name list trước 2 đến 3 ngày. Nếu có thay đổi phút chót, liên hệ trực tiếp khách sạn và ghi nhận điều chỉnh bằng văn bản. Công việc còn lại là theo dõi check-in và xử lý phát sinh tại quầy lễ tân.
