Mẫu yêu cầu phòng đoàn tại Đà Lạt để sao chép và điền

Sao chép mẫu yêu cầu phòng đoàn

Điền các chỗ trong ngoặc bằng thông tin của chuyến đi. Thêm dòng theo nhu cầu thực tế; mẫu này chỉ tổng hợp yêu cầu, chưa phân khách vào phòng.

• Tên hoặc mã đoàn: [tự điền].
• Ngày đến và ngày đi dự kiến: [ngày/tháng/năm thực tế].
• Phần lịch đã thống nhất / còn dự kiến: [tự điền].
• Tổng số khách dự kiến: [tự điền].
• Người tổng hợp yêu cầu: [tên người phụ trách và kênh liên hệ].
• Người quyết định phạm vi: [người phụ trách].
• Người nhận phản hồi: [kênh liên hệ].

Phòng cần hỏi theo đêm

Lịch các nhóm đến và rời đi

Dịch vụ muốn hỏi thêm

Câu hỏi gửi cùng yêu cầu

• Phòng theo từng đêm và hạng có thể đáp ứng chưa?
• Giá tính theo đơn vị nào, đã gồm và chưa gồm những gì, tổng trả cho phạm vi này là bao nhiêu?
• Nếu cần thanh toán trước, số tiền, người nhận, mục đích và ngày cụ thể là gì?
• Nếu đổi ngày, hạng, lượng phòng hoặc hủy, điều kiện áp dụng cho yêu cầu này ra sao?
• Báo giá có hiệu lực đến ngày nào?
• Nếu có giữ phòng, phạm vi và thời hạn thực tế là gì?
• Dịch vụ nào trong yêu cầu còn chờ phản hồi?

Ngày đoàn dự kiến quyết định, nếu đã có: [tự điền]. Phần cần người quyết định xem xét: [tự điền]. Các mục chưa được trả lời: [ghi rõ từng mục].

Điền từng đêm và nhu cầu giường

Đừng dùng tổng khách để thay cho lượng phòng mỗi đêm. Ghi ngày cụ thể ở cột đầu, rồi tách dòng theo hạng muốn hỏi. Khách rời đi vào ban ngày không tự tạo thêm nhu cầu phòng cho đêm tiếp theo; người lập cần bám đúng lịch ở của nhóm.

Ví dụ tự đặt: nhóm A ở trọn chuyến, nhóm B tới muộn. Chỉ đưa phòng của B vào những đêm B thực sự lưu trú. Nếu B cần ngủ giường riêng, ghi nhu cầu ấy cạnh hạng muốn hỏi, thay vì cộng phòng B vào một tổng không có ngày.

Hạng phòng là tên lựa chọn, còn nhu cầu giường mô tả cách khách muốn ở. Tại MerPerle Dalat Hotel, tên Deluxe Twin tương ứng với giường đơn tách riêng; Deluxe Double có giường đôi. Xem các hạng phòng và bố trí giường trước khi điền tên. Danh mục không nói lên tình trạng còn phòng cho chuyến đi này.

Ghi rõ có thể xem phương án khác hay phải giữ nhu cầu giường. Xin Twin chưa có nghĩa được giữ Twin, cũng chưa cho phép tự thay bằng Double. Nếu chưa chọn hạng, để “chưa chọn, cần tư vấn” cùng nhu cầu giường để bên nhận hiểu phần đang cần trả lời.

Ghi lịch đến theo nhóm và dịch vụ muốn hỏi

Cột giờ đến ghi thời điểm nhóm dự kiến tới nơi. Nó không thay cho giờ nhận phòng được chấp thuận. Tách các lượt đến bằng mã nhóm; người phụ trách nhóm chịu trách nhiệm báo lịch mới cho đầu mối tổng hợp khi kế hoạch dịch chuyển.

Nếu muốn nhận sớm hoặc trả muộn, thêm yêu cầu riêng kèm ngày và thời điểm mong muốn. Gửi hành lý, lối xe tiếp cận hay hỗ trợ di chuyển cũng là việc cần hỏi, chưa phải dịch vụ đã được thu xếp.

Với bữa ăn, ghi bữa nào, ngày nào, giờ mong muốn và nhóm tham gia. Khách tới muộn có thể cần một lịch khác; người lập chỉ ghi đề nghị ấy, không tự kết luận bếp nhận phục vụ hoặc bữa đã nằm trong tiền phòng.

Giữ bảng dịch vụ ở mức mô tả nhu cầu. Muốn đánh giá chi tiết việc đón nhóm, phục vụ và tiếp cận, xem các câu hỏi để xét phương án phục vụ đoàn. Mẫu gửi ban đầu không cần chứa tên từng khách, số phòng thực tế, giấy tờ nhận diện hay chi tiết sức khỏe.

Tách câu hỏi còn mở khỏi lịch đã thống nhất

Đặt phần đoàn đã quyết định ở khối thông tin chung. Phần chờ khách sạn trả lời nằm ở cuối mẫu, để người nhận phân biệt đề nghị với kết luận. Chưa biết số phòng thì ghi “đang xác định”; chưa có phản hồi về dịch vụ thì ghi “chưa xác nhận”. Không đổi ô trống thành miễn phí, không có hoặc bằng không.

Các câu hỏi về giá và thanh toán chỉ đề nghị giải thích cho chuyến đi này. Nếu chưa được yêu cầu trả trước, không tự điền khoản cọc. Nếu chưa nói giữ phòng, không ghi một thời hạn giữ do người lập tự đặt.

Ngày đoàn dự kiến quyết định giúp nêu kế hoạch phía đoàn. Ngày ấy không phải hạn trả lời của khách sạn, cũng không phải ngày hết hiệu lực giá. Khi nhận được mốc khác, người quyết định xem có phù hợp với kế hoạch hay cần hỏi thêm.

Kiểm tra nội dung trước khi gửi

Rà nhanh các điểm sau để biết mẫu đã thể hiện đúng việc cần hỏi:

• Đêm ở khớp lịch đến, rời của từng nhóm, để phòng được hỏi đúng ngày sử dụng.
• Tên hạng tách khỏi nhu cầu giường, để một đề xuất thay hạng còn có căn cứ xem xét.
• Dịch vụ có thời điểm và nhóm dùng, để câu trả lời gắn với yêu cầu cụ thể.
• Mục chưa chốt được đánh dấu, để người nhận không hiểu thành quyết định của đoàn.
• Đầu mối nhận trả lời và người duyệt thay đổi đã rõ, để câu hỏi được tổng hợp đúng người.

Tên người phụ trách là đầu mối công việc, không phải danh sách khách ở. Chọn kênh liên hệ phù hợp để gửi phần tổng hợp. Nếu thiếu một trường, bổ sung khi được hỏi; không vì mẫu chưa đầy mà tự kết luận yêu cầu bị từ chối hay phòng đã hết.

Dùng mẫu đã điền để nhận phản hồi

Khi khách sạn trả lời, chuyển sang đối chiếu các báo giá cho cùng chuyến đi. Sau khi phương án được thống nhất, việc gán khách cụ thể thuộc bước hoàn thiện danh sách xếp phòng của đoàn.

Có thể gửi nhu cầu lưu trú của đoàn tại đây để hỏi phản hồi. Biểu mẫu liên hệ không thay thế toàn bộ bảng vừa điền; trao đổi cách chuyển phần tổng hợp với đầu mối nhận yêu cầu. Thông báo đã nhận yêu cầu chưa xác nhận đặt phòng, phân phòng hoặc chấp nhận hợp đồng.