Chốt quy mô đoàn và loại phòng trước khi hỏi giá
Không có số khách và loại phòng thì mọi báo giá nhận về đều không so được với nhau. Phần lớn khách sạn tính là booking đoàn từ 9 phòng trở lên; theo tài liệu quy trình đặt phòng khách đoàn, đoàn thường được hiểu là nhóm từ 10 người trở lên. Chốt hai thứ này trước, kèm ngưỡng dao động cho phép (ví dụ: tăng/giảm 2 phòng), rồi mới gửi yêu cầu đi. Nếu đoàn có cả hội trường hoặc phòng tiệc, cần ghi rõ số lượng khách tham dự sự kiện riêng vì giá thuê khác biệt đáng kể: theo các cẩm nang du lịch, thuê hội trường khách sạn 5 sao cho 200 khách thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng, nên xác nhận lại sát ngày đi.
Ghi rõ ngày lưu trú và mốc thời gian phụ thuộc
Ngày đến và ngày đi là trường bắt buộc đầu tiên. Nếu đoàn có lịch trình tham quan hoặc hội nghị xen kẽ, cần ghi rõ giờ check-in và check-out dự kiến vì một số khách sạn tính thêm phí nếu check-in sớm hoặc check-out muộn. Lùi ngược từ ngày tiệc hoặc sự kiện chính: đặt sảnh và phòng đoàn trước 1 đến 2 tháng, mùa cao điểm nên sớm hơn. Theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế, bước chuyển rooming list là gửi cho khách sạn danh sách cuối cùng những khách đã đặt, vào khoảng hai tuần trước sự kiện.
Xác định điều khoản allotment và release
Allotment trong nghiệp vụ đặt phòng là việc thuê bao một số lượng phòng nhất định có thời hạn hiệu lực. Ngày cut-off hay release trong hợp đồng allotment là mốc mà số phòng chưa bán phải trả về khách sạn. Theo các cẩm nang du lịch, trong hợp đồng đoàn, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định, nên xác nhận lại sát ngày đi. Điều khoản attrition trong hợp đồng đoàn quốc tế thường ràng buộc đoàn ở mức khoảng 80 phần trăm số phòng đã block, nên xác nhận lại sát ngày đi.
Khai báo cấu trúc giá và thuế
Brief cần nêu rõ yêu cầu về loại giá: giá Net hay Nett là mức giá cuối cùng khách phải trả theo đúng các thành phần được nêu trong báo giá. Nếu báo giá ghi ký hiệu hai dấu cộng (++), đó là giá chưa gồm phí phục vụ và thuế giá trị gia tăng. Với dịch vụ lưu trú thông thường không thuộc nhóm loại trừ, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Group rate là mức giá riêng dành cho đặt phòng số lượng nhiều, khác với giá bán lẻ từng phòng; nếu đoàn có nhu cầu đặc biệt về suất ăn hoặc dịch vụ kèm, cần ghi rõ để khách sạn tính gộp.
Đính kèm room list và name list riêng
Trong bộ thuật ngữ đặt phòng khách sạn, room list là danh sách buồng và name list là danh sách tên khách. Brief cần yêu cầu khách sạn xác nhận định dạng room list (theo phòng đôi, đơn, hay twin) và thời hạn gửi name list cuối. Nếu đoàn có khách VIP hoặc yêu cầu đặc biệt (giường phụ, phòng liền kề, tầng cao), ghi ngay vào brief để khách sạn sắp xếp trước, tránh xử lý gấp sát ngày.
Quy trình phản hồi sau khi gửi brief
Quy trình đặt phòng đoàn gồm các bước tiếp nhận yêu cầu về số khách, loại phòng và ngày lưu trú, tư vấn phòng và dịch vụ, rồi xác nhận bằng hợp đồng. Sau khi gửi brief, khách sạn thường trả lời trong vòng 1 đến 2 ngày làm việc với báo giá sơ bộ. Nếu đồng ý, bước tiếp theo là đặt cọc: advance deposit trong bộ thuật ngữ đặt phòng khách sạn là tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ. Brief cần ghi rõ tỷ lệ cọc và thời hạn thanh toán để hai bên không lỡ nhịp. MerPerle có thể hỗ trợ giải thích cấu trúc brief và liên hệ bộ phận trade để nhận biểu mẫu thực tế.
