Đối chiếu tiêu chuẩn hạng cao trước khi xuống tiền đặt cọc
Theo TCVN 4391:2015, khách sạn 5 sao phải có tối thiểu một phòng hội nghị trên 100 ghế, một phòng hội thảo từ 50 đến 100 ghế và một phòng họp dưới 50 ghế, tất cả đều cách âm tốt. Tiêu chuẩn này do cơ quan nhà nước ban hành và có thể được cập nhật, nên xác nhận lại với khách sạn về phiên bản áp dụng tại thời điểm ký hợp đồng. Khoản hay bị bỏ sót nhất khi so sánh mặt bằng là sảnh chờ và khu đăng ký khách có chỗ giải khát giữa giờ, vốn là yêu cầu bắt buộc với hạng cao. Nếu khách sạn không bố trí được hai khu vực này tách biệt với không gian họp chính, luồng di chuyển của khách sẽ bị ùn vào giờ check-in và giờ nghỉ giải lao. Cùng với đó, cần kiểm tra phòng vệ sinh nam nữ riêng cho khu hội nghị, thang máy (từ ba tầng trở lên phải có thang máy khách, thang hàng hóa và thang nhân viên) và đường vào bảo đảm cho người khuyết tật tiếp cận.
Chốt layout và sức chứa thực tế theo từng kiểu sắp ghế
Cùng một phòng, sức chứa thay đổi đáng kể tùy cách sắp xếp bàn ghế. Kiểu nhà hát chỉ dùng ghế ngồi không bàn, tối đa hóa số lượng khách, phù hợp cho phiên toàn thể hoặc diễn thuyết một chiều. Kiểu lớp học kê bàn riêng từng người thành hàng thẳng, giảm sức chứa so với kiểu nhà hát, nhưng cho phép ghi chép và làm việc trên tài liệu; cần bảo đảm lối đi giữa các hàng đủ rộng để di chuyển thuận tiện và không khuất tầm nhìn. Kiểu chữ U đặt các dãy bàn thành hình chữ U với khu vực trống ở giữa cho người điều hành, hợp với họp nội bộ hoặc đào tạo cần trao đổi hai chiều. Kiểu rỗng giữa bố trí bàn ghế thành hình tròn hoặc vuông quanh khu trung tâm để trống, dùng cho hội thảo nhỏ. Khi nhận báo giá, yêu cầu khách sạn gửi kèm sơ đồ mặt bằng với số ghế cụ thể cho từng kiểu, không chấp nhận con số sức chứa chung chung.
Kiểm tra thiết bị AV và ánh sáng: thứ đi kèm hay tính riêng
Thiết bị trình chiếu và âm thanh là khoản dễ phát sinh chi phí ngoài dự toán nhất. Trong gala dinner, riêng âm thanh và ánh sáng có thể chiếm khoảng 10 đến 15 phần trăm tổng ngân sách, theo các đơn vị tổ chức sự kiện. Con số này chỉ mang tính tham khảo, cần hỏi báo giá trực tiếp từ nhà cung cấp hoặc khách sạn. Với sự kiện doanh nghiệp, danh mục cần xác nhận gồm máy chiếu, màn hình LED, bảng viết, hệ thống âm thanh và ánh sáng cơ bản. Hỏi rõ mục nào nằm trong giá thuê phòng, mục nào tính phí bổ sung, và khách sạn có yêu cầu dùng nhà cung cấp AV chỉ định hay không. Trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng, ban tổ chức cần kiểm tra toàn bộ thiết bị gồm âm thanh, ánh sáng, màn hình, banner và backdrop. Nếu khách sạn không cho tiếp cận phòng sớm, phải đưa điều khoản này vào hợp đồng.
Tính toán khu breakout và dịch vụ đi kèm
Tiêu chuẩn hạng cao yêu cầu chỗ giải khát giữa giờ, nhưng với sự kiện có breakout session, cần nhiều hơn một quầy cà phê. Khảo sát xem khách sạn có đủ không gian để bố trí các khu vực nhóm nhỏ tách biệt về âm thanh với hội trường chính hay không. Dịch vụ đi kèm theo tiêu chuẩn gồm phục vụ họp và hội nghị, dịch thuật, phục vụ người khuyết tật, cùng các tiện ích như phòng tập thể thao, xông hơi, chăm sóc sắc đẹp. Các tiện ích này có thể dùng làm điểm nghỉ cho khách giữa các phiên, nhưng cần xác nhận giờ mở cửa và sức chứa thực tế, tránh trùng giờ cao điểm với khách lẻ của khách sạn. Bể bơi nếu có phải có biển chỉ dẫn độ sâu, nhân viên phục vụ, khăn tắm và ghế nằm; đây cũng là chi tiết để đánh giá mức độ chuyên nghiệp trong vận hành. Dịch vụ y tế với tủ thuốc sơ cứu còn hạn và lễ tân, bảo vệ trực 24/24 giờ là yêu cầu bắt buộc, theo tiêu chuẩn hiện hành, nên xác nhận lại với khách sạn.
Dự phòng ngân sách và mốc chuẩn bị
Kế hoạch tổ chức sự kiện nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung. Đây là con số tham khảo từ các đơn vị tổ chức sự kiện, cần điều chỉnh theo quy mô thực tế. Về nhân sự, chi phí tham khảo cho MC chuyên nghiệp khoảng 3 đến 5 triệu đồng một ngày, PG 1 đến 2 triệu đồng một người, kỹ thuật 5 đến 8 triệu đồng một ngày; tất cả đều là mức tham khảo và nên hỏi giá trực tiếp. Phần luyện tập nghi thức cần được bố trí trước ngày diễn ra sự kiện 1 ngày, do đó phải tính thêm chi phí thuê phòng và nhân sự cho ngày này. MerPerle có thể hỗ trợ lập shortlist sơ bộ dựa trên thông số phòng họp từ cơ sở dữ liệu đối tác, giúp rút ngắn thời gian sàng lọc trước khi đi khảo sát thực địa. Sau khi chốt danh sách rút gọn, bước tiếp theo là đặt lịch khảo sát trực tiếp và yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục.
